外贸英语函电2021

（一）应用礼貌（courtesy）和体谅（consideration）原则创造友好的沟通氛围 为了最终达成交易，函电虽然是书面语言，但一定要使“谈话”的气氛友好和谐融洽，提出的要求或不同看法使对方在情绪上易于接受，至少在语言上能够拉近与对方的距离，增加亲切感，与对方达到“共情”。所以要站在对方角度，使用You Attitude来考虑对方的需求、愿望、利益和问题。谈话不需要拐弯抹角，过分礼貌显得虚伪。简单直接地进行讨论，这样会节约沟通成本，也更高效。 1.用礼貌的语气和礼貌用语或句式。礼貌的语气可以通过使用礼貌用语比如thank you for,we are pleased that,we are highly appreciated that或在句中加入would,could,might等来实现。 例1.You are requested to make the delivery by June. 改为：Please make the delivery by June. 例2.That is impossible. 改为：Unfortunately,that would not be possible. 2.用肯定句或肯定的表达方式。做到简单直接，充分肯定。 例3.We don’t believe you will have cause for dissatisfaction. 改为：We believe you will entirely satisfied. 3.及时回复对方来函。外贸函电所体现的礼貌不应该仅停留在字面上，用些礼貌用语或礼貌句式，还应该在行动上或反应上有所表现，即当收到对方函电要及时回复，不管信函内容是否接受或提出的条款是否同意。如果是接受，那么双方因及时处理而使交易快速进展，如果不接受，那就礼貌地说明合理的理由，也就无需等待，可以去寻找另外的合作者，进入下个阶段，或者发件人提出可以变通的合理化建议，比如无现货的情况下可以向对方提供替代品等。这样对双方来说都有利于提高交易效率。 4.充分了解文化差异以减少误会和分歧。由于交易的客户有着不同的文化背景，可能存在着语言、表达方式差异、表达习惯等方面的差异，相同的字词或句式在不同的国家可能有着不同的含义。比如，quite在英式英语中就是fairly,but not much（中等，不很）的意思；而在美式英语中，quite是very（非常）的意思，那么下面的句子意义就不同了：We would quite like to do business with you.英式英语的意思就是“一般想做交易”，美式就是“特别想”。所以在函电的写作中除了尽量避免使用本身语义不清或语义过多的表达之外，就是要充分了解双方的文化差异，多考虑对方的文化背景，这也是“you attitude”，这样既是礼貌的表现，同时也能避免产生不必要的误会或分歧，有利于提高沟通的效率。当然，一旦出现无法理解或确定对方函电的真实意思的情况，一定不要按自己的想法来猜测或判断，请对方改用其他表述来进一步明确。 （二）应用正确具体（concreteness）和完整（completeness）原则提高信息传递的效率 1.使用“三段式”结构布局谋篇。外贸函电是正式的商业信函，写作格式有其相对固定的套路或规律：要求写作条理要清晰，表达意思要清楚，段落结构要完整。正文部分可以按照所谓的“三段式”来写，即：the opening（开头）、the main body（主体）和the closing（结尾）。开头和结尾一般各一段，起承前启后的作用，段落不要过长。中间主体部分的段落数根据询盘、报盘、还盘等内容的具体情况而定。 开头部分主要用来确认收到和感谢对方来函，简略提及对方来函内容，收到对方来函后写信方采取了哪些行动以及本函主要内容。开头部分的确认和感谢可采用的表达方式如： Thank you for your email dated 12 January,2021. Thank you for your Order No.134 for 1000 sets of... We are glad to note from you email of 12 January,2021that... We refer to you Enquiry No... 结尾部分主要表达希望对方尽快回复和希望双方能够合作的愿望。如： We look forward to hearing from you. We are awaiting your order with keen interest. Your early attention to this enquiry will be highly appreciated. We trust you will give us an early reply 2.拟定具体完整的主题行内容。主题行是提示所写函电的主要内容和相关信息，很多时候收件人会根据主题来确定其重要程度而决定是否阅读处理或安排处理的顺序。为使函电内容一目了然并被快速处理，主题最好认真填写，并且要具体、全面。比如：Your offer N0.445 for Haier Refrigerator，而不要写成Your offer;Enquiry for your hand-embroidered silk scarfs（对手绣丝围巾的询盘），不要写成Enquiry。 3.合理运用技术和陈述事实。在外贸函电内容的写作过程中，语法、拼写、标点要正确，语言要标准、数字要准确、表述事实要具体清楚、专业术语要理解运用得当。为避免把自己一方陷入被对方发现错误后带来的尴尬，甚至是给当次业务或给公司带来的不必要的麻烦和影响，在函电发出前需要务必做细致的检查核对。 例4.日期写法正确。 为避免产生误解，在函电正文中出现的日期建议使用日期（数字），月（全拼），年（数字）的顺序或月（全拼），日期（数字），年（数字）的顺序。比如11 December,2021或December 11,2021.当然，写成11st December,2021或December 11st,2021也未尝不可。但是，最好不要写成2021.12.11，这种年月日的数字顺序目前为止并没有在世界上得到一致的认可。 例5.语法正确。 误：Our competitors’prices are 2%-3%lower than us. 正：Our competitors’prices are 2%-3%lower than ours. 例6.实事求是。 We are well-established exporters of all kinds of goods made in Japan. all kinds of goods有些夸张。可以进行如下改动： We are well-established exporters of Swedish sundry goods,such as Toys,buttons and stationary. 例7.事实要具体清楚。 We have drawn on you as usual under your L/C.表述不够具体，使得事实不够清晰，修改如下： We have drawn on you our sight draft No.773 for the Invoice amount,US$3500,under your L/C No.258 of the China Bank. 例8.称呼和结尾敬语要正确。 互联网下的函电用语逐渐趋于口语化，直接称呼人名的称呼，如Dear Mr.Henry更常见，其对应的结尾敬语显得更加亲密和友好一些，如，Yours,with best/kind regards,Regards,Best (Wishes),Best等。（三）应用清楚（clarity）和简洁（conciseness）原则提高信息接收的效率 外贸函电虽然是正式的商业信函，但不意味着要使用陈旧的格调、句式和表达。随着时代的发展，特别是追求高效率的互联网时代，在英语语言本身也在发生着变化的同时，外贸函电使用的语言也逐渐趋于直接和简单，甚至一些口语表达也会出现在函电里。比如It doesn’t,you’re等。由于外贸函电写作是以最终达成交易为目的，因此，在写作过程中，要尽量使用常用的词汇和简单句子结构，让对方容易理解，且不需要花太多的时间。用简短和平实的语言清楚完整地表达必要和相关的信息即可。 1.多使用简短熟悉常用词汇，而不选择生僻低频词汇。2.避免使用冗长、旧式或重复的表达。简单的句子结构，更加容易理解。 例9.Enclosed herewith please find two copies of invoice.（旧式表达，且herewith重复） 改为：We enclose two copies of invoice. 例10.Will you ship us any time during the month of December,or even November would suit us just as well. 改为：Please ship us by the end of November. 3.不用模棱两可或表达不清楚或容易产生歧义的词汇。所谓意思表达清楚就是要让自己在函电中想要表达的意思和对方理解到的意思相契合，如果使用了本身就带有多重含义或表达不明确的词或词汇，就会带来不必要的麻烦，双方再次沟通确认或重写函电，都会增加沟通成本，影响交易的进程。比如bimonthly有两个含义一个是“twice a month”（一个月两次），另一个是“once two months”（两个月一次），那么从句子“As to the steamers sailing from New York to Hong Kong,we have bimonthly direct services.”中能否判断出还是每两月一次呢？显然不能。可做如下改动：we have two direct sailings every month from New York to Hong Kong.（从纽约到香港的直达轮每月两次。） 4.使用单词或较短的短语来代替较长的短语。比如可以用now,because,usually,if,even though来相应代替at this time,due to the fact that,more often than not,in the event that,in spite of the fact that 5.用简单句子代替长句。句子简单，易读易理解。 例11.Please see that an enquiry is conducted to determine the reason.（长） Please find out the reason.（短） 6.长句拆分短句。有研究表明，7-20个单词的句子表达更清晰，而27个单词以上的句子理解起来会有困难或使人觉得厌烦。所以我们尽量用较短的句子来表达，将一个长句，复合句拆分成几个简单句来表达。 例12.It has been decided that due to the present situation of the company concerning a decrease in sales,coupled with the increasing cost of raw materials,radical cost savings are to be implemented by each division.（复合句） The company is facing a decrease in sales and an increase in the cost of raw materials.Therefore,each division must implement cost savings.（简单句） 邮件群发4m.cn/5rBGK

催客人下单成功的信件[外贸常用英语]Dear b,Glad you talk with you about the okoume plywood.We now decide to give you FOB lianyungang USD 0000 to make the first trial order .It is our best and last quotation .I will give you the USD $ bbb price’s quality ,you can check it ,I think it will be better than your current vendors quality .Okoume plywoodMR glue BB/CC, poplar core, Thickness tolerance +/-0.5mm, M/C is below bb%, flat surface .WPF, I WPA standard.If you don’t try you will never know our quality level .you will increase your competitor‘s absolute advantage, they have our good quality and better prices, how can you compete with them?We really want to establish long-lasting business relationship with you, so we give you these best prices .you can compare with other suppliers now .you can ask your people to test the quality.Don’t miss this great opportunity .if you want to try, please tell me ASAP, because the prices will be higher USDb to 1b after September bbbI think your current vendors are small factories ,right ?so they have lower prices with lower quality .I think they have not stable and fixed quality .if they have better orders they will not do your orders .I am looking forward to hearing from your reply. bbb please make your decision ASAP. If you want to strengthen your competitive power, please don’t hesitate to ask me send the sales contract to you.May

写作商务信函并不要求您使用华丽优美的词句。所有您需要做的就是，用简单朴实的语言，准确的表达自己的意思，让对方可以非常清楚的了解您想说什么。围绕这一点，我们总结了几方面的内容，希望对您写作商务信函有借鉴作用。 1、口语化 每一封信函的往来，都是您跟收信人彼此之间的一次交流。人都是感性的，所以您需要在您的信函里体现感性的一面。然而很多人都有一种误解，以为写作商务信函就应该用一种特殊的“生意腔”，于是把一封本来应该是热情而友好的信函写得呆板而死气沉沉。他们宁愿写“Your letter has been received”，“Your complaint is being looked into”而不是“I have received your letter”或者“We are looking into your complaint”。其实我们简单的来理解一下，每次信函的往来不就是跟对方进行了一次交谈吗？只不过是把交谈的内容写到了纸上而已。多用一些简单明了的语句，用我/我们做主语，这样才能让我们的信函读起来热情，友好，就象两个朋友之间的谈话那样简单，自然，人性化。 2、语气语调 由于您写的信函都是有其目的性的，所以您信函里所采用的语气语调也应该符合您的目的。在写之前先不妨仔细考虑一下，您写这封信函是想达到一个什么样的目的，您希望对收信人产生一种怎样的影响呢？是歉意的，劝说性的，还是坚决的，要求性的。这完全可以通过信函中的语气语调来表现。 3、礼貌 我们这里所说的礼貌，并不是简单用一些礼貌用语比如your kind inquiry, your esteemed order等就可以的。而是要体现一种为他人考虑，多体谅对方心情和处境的态度。如果本着这样的态度去跟别人交流，那么就算您这次拒绝了对方的要求，也不会因此失去这个朋友，不会影响今后合作的机会。 特别要注意，当双方观点不能统一时，我们首先要理解并尊重对方的观点。如果对方的建议不合理或者对您的指责不公平时，请表现一下您的高姿态，您可以据理力争，说明您的观点，但注意要讲究礼节礼貌，避免用冒犯性的语言。 还要提醒一点，中国人有句话叫做“过犹不及”。任何事情，一旦过了头，效果反而不好。礼貌过了头，可能会变成阿谀奉承，真诚过了头，也会变成天真幼稚。所以最关键的还是要把握好“度”，才能达到预期的效果。 4、简洁 就象前面提到的，要用简洁朴实的语言来写信函，让您的信函读起来简单，清楚，容易理解。用常见的单词，避免生僻或者拼写复杂的单词。一个单词可以表达，就不要用词组。多用短句，因为短句更容易理解。少用“and”，“but”，“however”，“consequently”这些让句子变得冗长的连词。在同一封信函里，不要使用多个相同含义的单词。比如，您前面写了“goods have been sent”，那后面再提到这件事时就不要再用其他单词如“forward”“dispatch”等。因为这样写会误导您的读者无谓地去考虑这些词之间是否另有含义。 5、回复迅速及时 给买家的回复，千万要迅速及时。因为买家通常只看最先收到的几封回复，从中去选择合适的供应商。如果您的回复不够及时，就可能因为抢不到先机而失去商机。 6、标题 这一点是特别针对写电子邮件的。也许很多人都没有意识到，事实上，E-mail的标题是很重要的一个部分，您的邮件给对方的第一个印象就是通过标题来完成的。如果标题没有内容，看起来象群发的垃圾邮件的话，很多买家就会直接删除。比如这样的标题“How are you?” ，“Can we work together?”，建议您改成“Proposal: Bright Ideas Imports--Zhejiang Textile’s Partnership Opportunity”或者“Introduction: Our Product Offerings for Bright Ideas Imports.”这样您的邮件会显得更加专业。 7、精确 当涉及到数据或者具体的信息时，比如时间，地点，价格，货号等等，尽可能做到精确。这样会使交流的内容更加清楚，更有助于加快事务的进程。 8、针对性 请在邮件中写上对方公司的名称，或者在信头直接称呼收件人的名字。这样会让对方知道这封邮件是专门给他的，而不是那种群发的通函，从而表示对此的重视。当然，如果您无法确定收信人的名字，那就在称呼一栏里写“Dear Sirs” or “Dear Sir or Madam”。

外贸函电第三版2021年3月1日出版。根据查询相关信息显示，《外贸英语函电第三版》作者杨伶俐，由外对外经济贸易大学出版社出版。