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外贸英语函电写作技巧
外贸英语函电是指在对外贸易交往过程中，凭以交换信息的英语信函、电报、电传、传真及电子邮件等。下面是我分享的外贸英语函电写作技巧，欢迎大家阅读！
一、外贸英语函电的特点
1.语言规范化。随着对外贸易的日益频繁，外贸函电的语言越来越规范化，不仅要求用词、造句、语法、拼写和标点符号规范且合乎习惯，而且用于约束各种商务活动的法律、法规和惯例的使用，也更为明确。
2.内容简明化。外贸函电要写得生动、具体和明确，特别是要求对方作出明确反映的信函，或是答复对方提出的要求和问题的信函，或是报盘、承诺，都要写得清清楚楚、明明白白，毫无艰涩难懂之处，使收信人看后不会误解写信人所要表达的意思，用尽可能少的文字完整、清楚地表达需要表明的意思。
3.态度礼貌化。写信要有理有节，注意礼貌，不要盛气凌人，避免命令和粗鲁。做到不卑不亢、得体脱俗，既尊重国际贸易的习惯，又维护本国利益，同时还要体谅对方，要顾及对方的要求、愿望和感情等，着重正面地、肯定地谈问题，尽量避免否定地谈问题。
4.格式“习惯”化。外贸在长期的发展中，逐步形成了许多约定俗成的国际惯例。外贸函电以其独特的格式、惯用的商务词汇、丰富的贸易术语、固定的句式和缩写形成了独特的函电文体，具有强烈的商业色彩。其生命力在于与实际商务活动联系在一起，其语言形式、语言规范等都必须为具体的业务服务，用词用语约定俗成，符合国际惯例，为世界各国商务人员所公认与接受。
二、外贸英语函电的写作技巧
众所周知，写好外贸英语函电必须遵循4项原则，即4个C：简洁（conciseness）、明确（clarity）、准确（correctness）、得体（courtesy）。这也是和外贸函电的特点相吻合的，具体来讲：
1.把握简洁原则。在国际贸易竞争愈加激烈的当今世界，简洁在外贸函电写作中显得尤为重要，要用尽量少的词来表达完整的意思，同时内容要完整、准确，语气礼貌。
（1）适当使用缩略语。在长期的发展中，外贸行业逐步形成了许多既定的专业缩略语，准确使用缩略语可减少信件的篇幅，节省读者的阅读时间。如：
A.国际经济贸易组织缩略语。如：WTO（世界贸易组织），EEC（欧洲经济共同体），等等。
B.常用外贸英语缩略语。如：A/S（见票后或见票），F.O.B（离岸价），a/c（帐户），等等。
C.常用信函缩略语。如：Re（regard关于），Enc（随附），等等。
（2）句子结构应该简洁，用单词替换词组和定语从句。如：①We require furniture which is of the new type.②We require new type furniture.②句讲究简洁，①句显得烦冗累赘。
（3）内容简明化，也就是说英语函电的内容应简洁明了。函电的主题应当开门见山地提出，无需罗列一些繁琐的客套，让人感觉转弯抹角。例如，给国外客户去函抱怨货物短量，这时可首先直截了当地告诉对方写此信的目的，然后列举重要事实、数字证明，最后在信中阐明你希望收信人为你做些什么。
2.把握准确的原则。在经贸易往来中，交易各方处于不同的国家和地区，由于语言文化的差异，极易产生误解，而根据国际贸易惯例和法规，交易双方往来的函电是交易的一部分，具有法律上的效力，因此要行文严谨，措辞准确无误。书写外贸函电，在词汇选择上，要遵循选择词义相对单一的词来替代词义灵活丰富的词这一原则。如：用tariff而不是tax，initiate而不是start，acquaint而不是be familiar，constitute而不是include等。
3.得体的原则。外贸英语函电是一种以国际商务为目的的书面语言交际工具，除了词汇、语法上需准确无误外，还要注意表达恰当、得体。
（1）重视文化背景。在跨文化的实际商务活动中，由于各国的政治、经济环境及传统习俗的不同，人们的商业价值观、消费心理、经营习惯有很大的差异，不同国家、不同民族、不同地区间的商务交往，涉及到不同的文化心理和风俗习惯。这些细节在书写外贸英语函电中要加以注意。
（2）注意写作的对象。写外贸信函时，除了注意对方的.文化背景外，还要留意对方是潜在客户、新客户还是老客户，根据环境、对象，选用最恰当的言语体式，以营造和谐的言语氛围，取得最佳的交际效果。
4.礼貌原则。明智的外贸函电写作者会尊敬贸易伙伴，会从对方的角度看问题，理解对方的困难。在尊敬对方感情和利益的同时，获得对方的好感，促进交易的成功。即使双方在贸易中产生分歧，甚至提出索赔，在外贸函电中也要有礼貌，为今后合作打下基础。
（1）尽量少用否定句。否定往往产生消极的后果。在面对面的商务谈判中，尚有解释余地。但在写信时，我们就必须逐字逐句，认真对待。因此，我们在写信过程中，要尽量使语气积极肯定，避免消极否定。如，Your letter is not clear at all.I can’t understand it.应避免使用“I can’t understand.”这样的否定语气，因为“不了解”有责怪对方表达不清的含意，最好改成：“If I understand your letter correctly…”此句既为对方保全了面子，又借机表明了己方观点，一举两得。
（2）使用祈使句和疑问句表达礼貌的语气。写信人在表达自己的观点或向对方提建议时，常有三种选择：即陈述句、带please的祈使句和疑问句。其中，陈述句过于直白、生硬而不宜使用，带please的祈使句语气比较礼貌。疑问句的语气最客气、委婉，并给对方留有余地。因此，在语气的使用上尽量使对方感受到尊重，这样才能赢得对方的尊重，营造良好的交际氛围。
综上所述，我们在书写外贸英语函电时，一定要把握好外贸函电的特点规律，遵循外贸英语函电的写作原则，只有这样，我们才能书写出完美的外贸英语函电，从而促进交易的顺利进行。
天晴小猪猪
我有，你邮箱个我，我给你发过去 Letter 1Self-introductionDear Sirs,Through the courtesy of the Chamber of Commerce in Tokyo, we have learned that you have been supplying the best quality foods all over the world, and we are sure there is a large demand for various exotic foods in our country. We are writing to you in the hope of establishing business relations with you.We are the largest food trading company in Japan with offices or representatives in all major cities and towns in the country. We have been importing a large variety of foods from Europe and the U.S.A. and consider that we have considerable experience in this field.A bright prospect for your products in our market is foreseeable, We look forward to hearing from you and assure you of our close cooperation at all times. Yours faithfully,Letter 2Asking to Establish Business Relations Dear Sirs,Your letter of November 21 addressed to our sister corporation in Shanghai has been transferred to us for attention. As the items fall within the scope of business activities, we shall be pleased to enter into direct business relations with you. We have learned that you are one of the leading importers and wholesalers of Electric and Electronic Machinery and Equipment in Thailand. We are exporters of the same lines of business, having a business background of some 40 years, and are now particularly interested in exporting to your country Electronic Products of all types.All kinds of our products are good sellers and worth commendation for their excellent quality. If you are interested in marketing these products at your end, please let us know and we shall be pleased to send you our quotations and sample books upon receipt of your specific enquiries.We look forward to your favorable reply. Yours faithfully,
亲爱的猫猫99
一、中英文函电范文对照 1、外贸函电:回信 外贸函电:回信（英文版） Dear Mr. / Ms, Thank you for your letter conveying congratulations on my appointment. I wish also to thank you for the assistance you have given me in my work and look forward to better cooperation in the future. Sincerely 外贸函电:回信（中文版） 尊敬的先生/小姐， 感谢你来信对我的任命表达的祝贺。我也感谢您对我的工作给予的支持，并期望未来能有更好的合作。 诚挚的 2、外贸函电：回复投诉 外贸函电：回复投诉（英文版） 20 May 2000 Kee & Co., Ltd 34 Regent Street London, UK Dear Sirs: Thank you for your letter of 20 May referring to your order no.252. We are glad to hear that the consignment was delivered promptly. We regret, however, that case no.46 did not contain the goods you ordered. We have investigated the matter and find that we did make a mistake in putting the order together. We have arranged for the correct goods to be dispatched to you at once. The relevant documents will be mailed to you as soon as they are ready. Please keep case no.46 and its contents until called for by our agents who have been informed of the situation. We apologize for the inconvenience caused by our error. Yours faithfully, Tony Smith Chief Seller 外贸函电：回复投诉（中文版） ——先生: 多谢五月二十日有关第252号定单的来信。得悉货物及时运抵，感到高兴。 有关第46号箱错运货物一事，在此向贵公司致歉。经调查，发现装运时误将货物同放，所以有此错失。 该缺货已安排即时发运，有关文件准备好后会立即寄出。 错运的货物烦请代存，本公司已知会代理商，不日将与贵公司联络。 因此失误而引致任何不便，本公司深感歉意。
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