nipall
一是对上：充分发挥好参谋助手作用。办公室无论有多少个部的职能，参谋部永远是第一位的。从某种角度说，办公室主任相当于单位的“管家”、“秘书长”。而文秘人员则是领导的秘书。秘书的脑袋是领导脑袋的扩张，秘书的手脚是领导手脚的延长。作为参谋助手，办公室还不能仅仅满足于“领导出题目，秘书做文章，简单地当领导的‘传声筒’”，而是应该抢占先机，快v人一步，先人一着，对影响单位发展的重要工作，要有前瞻性和预见性，做领导已想到的事，想领导还没想的事。参要参到点子上，谋要谋到要害处。不仅要立志为领导当高参，设大谋，而且要努力为领导抓落实，清障碍。当领导交给你一个难题时，你不能说“没有办法”，只能说“我试试看”，努力去做，尽量做好。二是对中：充分发挥好运转枢纽作用。办公室处理机关日常工作，承上启下，沟通内外，联结左右，服务各方，是一个机关的中枢。一个人的中枢神经出了问题，整个身体都会有问题，一个单位的办公室停摆，整个机关都难以正常运转。领导的分工会有交叉，部门的职能会有重叠，有些事可能会争着管，但更多的事可能谁也不想管，这就需要办公室综合协调，不能把矛盾交给领导。要努力做到大事化小，小事化了，不能没事变有事，有事变大事。协调的过程中可能会受委屈、受冤枉，但既然从事这个工作，就要有“我不下地狱，谁下地狱”的气度。三是对下：充分发挥好桥梁纽带作用。就像只有办公室才能代表机关发文一样，办公室也理所当然地承担了服务、指导、联系基层的职能。很多时候，基层的同志咨询问题，报告和请示工作一时找不到领导，不须或不便找领导就找办公室，即使要找领导也可能先通过办公室。这就要求我们发挥桥梁纽带作用，既要使基层同志满意，又要为领导分忧代劳。办公室既是领导的参谋部，在一定程度上也是领导的司令部。经授权，可以代表领导和机关发号施令，传达和贯彻上级的决策，反映基层落实情况，起着上情下达、下情上达的作用。四是对外：充分发挥好窗口门面作用。办公室工作联结内外，是一个单位的“窗口”、“门面”、“名片”。一个单位的精神面貌、服务态度、工作作风和效率都可以从办公室反映出来。办公室人员的一言一行都体现机关的形象，办公室办文办事的水平从一定程度上折射出机关的水平、单位的水平、领导的水平。为此，我们要主动接近党政领导，主动汇报，争取扶持；积极联系相关部门，不卑不亢，有礼有节；认真对待来访来人，诚恳热情，谦逊和气，以真诚的服务赢得口碑，赢得理解，营造地税良好的外部环境。基于办公室的特定地位与作用，对办公室人员的要求也就非同一般，办公室人员是权力不大责任大，地位不高要求高。省局办公室领导在工作报告中是这样描述的：办公室这一岗位一般人不敢来、一般人不愿来、一般人来不了，来了难干好、干好走不了，没有高的素质、高风亮节、高尚情操、奉献精神，是很难做好办公室工作的。吕局长在文秘后勤培训中明确提出要坚持五项原则：一要坚持以人为本；二要坚持精细严密；三要坚持改革创新；四要坚持无私奉献；五要坚持清正廉洁。这是从事办公室工作应遵循的准则，也是对办公室人员的严格要求。笔者认为，要坚持好这五项原则必先具备五个条件：一要把领导重视作为搞好办公室工作的先决条件。办公室是领导的参谋部，一个称职的办公室主任应是主要领导的左膀右臂，我们平时说，所有的办公室人员都是领导的“走狗”，话虽难听，但理在其中。古人认为能够在上书房行走的人才能光宗耀祖。应该说，我们省局、市局的主要领导对办公室工作都是十分重视的。省局李长庚老局长曾经一针见血地指出：“不重视办公室的领导不是一个合格的领导”。吕兴胜局长更是以自己担任省委办公厅领导的经历，在文秘、后勤工作培训上亲自准备讲稿，登台授课。郴州市局的主要领导对办公室工作也是高看一等，厚爱一层，要求比一般部门高，批评比一般部门多，关心也比一般部门多。有很多领导说过，对办公室要用事业留人，用感情留人，用适当的待遇留人。对分管办公室的领导而言，理应对自己办公室的同志思想上多关心，政治上多关爱，工作上多关注，生活上多关照。对办公室人员自身而言，更要主动争取领导的关心和重视，一方面要勤请示、多汇报，让领导心中有数，支持有方。另一方面要紧贴领导思路，不折不扣地落实领导决策，为领导分忧解难，以卓有成效的工作赢得领导信任。二要把勤奋学习作为办公室自身建设的第一要务。一是要博学。办公室上管天文地理，下管鸡毛蒜皮。各方面的知识都要有所涉猎，文史哲、数理化，凡有所学，必有所得，不求精通，但要粗通。先要博览群书，博闻强记，博采众长，才能做到博学多才。二是要会学。现在的出版物汗牛充栋，洋洋大观，不吃不喝也读不过来，要有选择地学习与税务工作、办公室工作密切相关的政治、经济、法律、税收、文秘、计算机等相关知识。不仅要从书本上学，还要从实践中学，在工作中学，向领导和同事学。三是要多思。要养成思考的习惯，将所学的知识转化为思想成果，转化为为领导参谋、服务的能力。四是要会用。学以致用是学习的根本目的，只学不用就是书呆子。读书是从薄到厚再从厚到薄的过程，书读得越多越厚，掌握了书中原理，书变薄了，再以此指导实践，丰富书中的内容，书又变厚了。三要把甘于奉献作为办公室人员必须具备的职业精神。曾记得郴州市市长戴道晋对政府系统办公室主任们说：你们是默默无闻地做着轰轰烈烈的事，辛辛苦苦地做着风风光光的人。办公室政务、事务、财务、公务集于一身，事情多，矛盾多，时间紧，任务重。办公室的事，看起来都是小事，实际上都是大事，做好了都是小事，没做好就是大事。然而人非圣贤，谁能保证不出错。办公室的工作量与工作节奏决定了出差错的机率比较大。忙中出错很可能导致领导不满意，群众也不满意，自己两头受气。对这种情况我们要理解，做的最多往往出错最多，挨骂最多。不做事自然不会出错，也就不会挨骂。从事办公室工作的同志，既要做有为才有位的努力，又要做有为而无位的思想准备，要吃得了苦，受得了累，还要受得了气，做到忍人难忍之忍，任人难任之劳，承人难承之重。四要把综合协调作为办公室主任必须具备的重要能力。办公室岗位对人员的素质要求是很高的，办公室主任至少应具备七种能力：即组织协调能力、参谋策划能力、改革创新能力、公关交际能力、语言表达能力、文字写作能力、灵活应变能力。而组织协调也即综合协调能力是首当其冲的。办公室对上要安排领导活动和会议，对内要协调各部门工作，对下要指导和督办各项中心工作，工作千头万绪，任务繁重。笔者刚到办公室时，面对纷繁复杂的办公室工作有“四怕”：一怕开会要报告，二怕领导要材料，三怕上级来检查，四怕政府来领导。要应付这种复杂局面，就须要学会“弹钢琴”，将事情分个轻重缓急，做到头脑冷静，思路清晰，统筹兼顾，全面安排，果断处理，忙而不乱。有领导十分形象地要求办公室要做好三个“匠人”：一是当好“铁匠”，决策斩钉截铁，处事当机立断；二是当好“木匠”，工作讲究分寸，遵循规律；三是当好“泥瓦匠”，懂得加水和泥，但又不是和稀泥，这就指的是会综合协调。要把工作做得春风细雨，左右逢源，各方满意。五要把写作能力作为办公室文秘人员的立身之本。办公室工作以政务为主，从一定角度看，政务工作又以文字为主，所以写材料是办公室工作的重中之重，写作能力是文秘人员的看家本领。尤其是市州以上的办公室，实际上已从行政事务中淡出，更多地在行使秘书科的职能。办公室既要管理好事务，又不能整天埋于事务堆里。政务服务才是办公室的重点，而政务服务水平在很大程度上是通过领导报告、综合材料、信息调研的水平体现出来。地税文秘人员要写好材料，至少需要五个条件：一是丰富的第一手资料，二是全面的业务知识，三是扎实的理论功底，四是较强的逻辑思维能力，五是较高的悟性。近代著名学者王国维在《人间词话》中说：“古今之成大事业、大学问者，必经过三种之境界：‘昨夜西风凋碧树。独上高楼，望尽天涯路’。此第一境也。‘衣带渐宽终不悔，为伊消得人憔悴。’此第二境也。‘众里寻他千百度，蓦然回首，那人却在，灯火阑珊处’。此第三境也。这就是著名的读书三境界，其实写作也是一样，只要抱定“语不惊人死不休”的决心，“搜尽奇峰打草稿”，自然就能做到厚积薄发，水到渠成。 
我认为，要做好办公室工作，应做到“一实”、“一快”、“一博”、“两勤”、“三心”。“一实”、即求实。办公室工作，无论是办文，还是办事，都要从实际出发，实事求是，对症下药。就是工作人员作风要踏实，不弄虚作假，不可无中生有，不能搞形式主义，不做表面文章，自觉实事求是。“一快”，即办事要快捷，好中求快，快中求好，努力提高工作效率。办事拖拉，作风疲沓，时间观念不强，是影响工作效率的主要因素。办公室的工作人员必须牢固树立时间观念、效率观念，增强只争朝夕的紧迫感和责任感。切实做到当日事当日毕，急事急办，特事特办，及时完成领导交办的工作。“一博”，即博学。办公室工作千头万绪，涉及面广，标准高，要求严，这就需要办公室人员必须具备广博的综合性知识和社会常识。要做到这一点，没有捷径可走，必须勤学苦练，博采众长，使自己成为“杂家”，成为复合型人才。只有知识积累多了，知识面宽了，理论功底厚了，才能提高“谋”的层次和质量。“两勤”，即腿勤、口勤。办公室人员应经常到各部门走走，遇事多问问，有用的资料多记记，别人的意见多听听，做到心中有数，这样做起工作来才能得心应手。“三心”，即耐心、专心、细心。服务是办公室的一项重要工作，做服务工作一定要耐心，要有礼貌，热情周到，不摆架子，尽量让人满意。做工作时要专心，不能三心二意，要仔细研究，能够深入进去。平时工作中还要细心，多观察，多思考，自觉找工作中的漏洞和不足，以不断改进。三、处理好关系到办公室工作的“四个关系”一是处理好“专”与“博”的关系，既要成为办公室自身业务的行家，又要了解各类知识，做到博学多艺。公司机关机构改革后多数单位实行的是党政办公室。这种情况下办公室的“专”，是说自身业务，诸如在公文写作、党政事务、文档统计等方面应是相对的专家，应在本单位起主导和咨询中心的作用。说“博”，是指在与企业事务有关的其它方面的知识，诸如预算管理、人力资源管理与开发、医改、房改，乃至企业所在地的人文地理、政策环境等，也必须涉足其中，不能当门外汉。某种意义上说，办公室人员的“博”本身就相当于职能部门的“专”。这样，才能达到办公室工作不仅仅是秘书功能，而且是拳打脚踢的全能。二是处理好“动”与“静”的关系，既要在忙忙碌碌中凭借自身能力、素质做好每一件事，更要注意事后的反思。谁都知道办公室事务性工作多，其实就是每天在办事、办会、办文中度过。这“三办”使办公室在“动”中忙碌不堪。但事情都是人办的，办公室人员的素质是工作质量的第一要素。工作成效如何，往往是为人处事能力的真实写照。古人讲的“先做人后做事”就是这个道理。我们虽然做不到孔子所言的“吾日三省吾身”的要求，但也要学会在“动”中干事，在“静”中总结提高，使自己的知识、技能、性格、能力、品格素质适应办公室工作要求。学会做人，做事就可能事半功倍，有时甚至达到“四两拨千斤”的效果；反之，事倍功半，吃力不讨好，还可能招来非议。三是处理好“虚”与“实”的关系，既要虚事实做，又要从实事中抽象理性的东西。作为党政合署办公的办事机构，承担党务、纪检、精神文明建设、工会、指导群众组织开展有关活动等工作。有些事看起来很虚，但将虚事做实，就容易赢得党员和职工的理解、支持、参与。如近些年开展的职工体检、工会、团委系统开展的活动等。作为企业行政办事机构，面对企业管理上的实事要学会从中抽象出规律性的东西。如实纪录过去不是办公室的主要工作，而要达到一种“重要的不是事实，重要的是对事实的理解，是如何对新的事实作新的理解。”的较高境界。四是处理好“忙”与“闲”的关系，既要忙而不乱，又要在相对轻松时注意平峰填谷。俗话说文武之道，一张一弛。忙与闲都是相对的，办公室工作不应总是显得忙，像是一条没有弹性的直线，而应是一条有张弛有度的曲线。一是要加强工作的预见性，每年的工作会、职代会的材料可以预知的，其它工作尽量避免和可以预见的工作撞车。平时多观察、多积累，有事就不用临时抱佛脚。二是要分清主次，要以主要精力、干好最重要的工作，用放松大脑时间处理大量的一般性事务性工作。四、如何使办公室工作更上一个台阶作为一个综合办事机构，办公室主要负责公司的上传下达、综合协调、内外沟通、内部行政管理等事项，是服务领导、服务基层的窗口，是部门能否有效开展各项工作的关键，从事办公室工作责任重大。我认为有两点特别重要。第一、锐意进取，不断加强自身学习，提高业务能力。办公室人员是部门领导的左膀右臂，直接影响到领导的工作效率。不仅工作态度要好，善于处理各方面的关系，而且自身的能力、水平要高。要做一名优秀办公室管理人员，首先要发挥主动性和积极性，不要像个闹钟，扭一下，转一下，有问题要自己寻求答案；其次要有较强的组织和表达能力，多思考，说话、做事要有分寸，又要有水平；最后要有耐心。办公室工作很繁杂，有时好比是七个壶七个盖，你要同时保证每个茶壶上都有一个盖。比尔盖茨说过，“办公室人员要能胜任公司的各种复杂的工作而不厌其烦”。因此，必须不断学习，提高自身的业务素质。第二、坚持不断创新，逐步完善工作机制，反对因循守旧。创新是办公室工作的持久动力。办公室工作要善于找到和找准全局工作的突破口，在创新上下功夫。办公室工作包罗万象，消防长安工程、治安管理、部门方针目标、劳资、人事的、教育培训、规章制度制定和执行等等，制高和创新点很多，关键是要不断解放思想，勤于思考，勇于实践。一是思维观念要创新。思想是行动的总开关。思想保守，观念守旧，办事过于谨小慎微，那么讲创新，也就只会是空口号；想有为，也不可能有大作为。所以必须解放思想，只要是符合“三个代表”的要求，只要能更好地促进办公室工作，就要敢于突破陈规，破除一些不适合形势发展的旧框框，放开手脚去干。二是制度建设要创新。没有规矩，不成方圆。有了制度必须执行，一令既出，雷打不动。唯有如此，制度才有权威，人们的工作、言行才有约束。制度是人定的，随着形势的发展，也应不断健全完善和创新，绝不可能一成不变。在制度建设创新中，特别应当高度重视激励约束机制的创新和落实。有功不奖，或奖而不当，就会挫伤人的积极性，自我松懈；有过不罚，或罚而不准，就会使人产生惰性，无所顾忌。如此一来，虽有重律，仅同空文。所以，制度建设要创新，更要重视创新后的落实。评价制度创新的标准不在于制定得多么细，多么具体，而在于是否紧扣工作需要，堵塞管理上的漏洞，是否真的达到了按章办事、奖勤罚懒的效果。三是服务方式要创新。办公室是一个纯服务部门，不能只满足于日常的服务，服务方式也必须创新。要多考虑如何更好地创新管理，开源节流，加强基础设施建设，保证办公室正常高效运转。同时，参谋要参到点子上，既要想领导之所想，又要超前思考，想领导之未想，从浅层次的被动服务中向深层次的主动服务转变，事前、事中、事后都要主动介入，紧扣领导的思路、想法、指示等加以完善和细化，力争提供可借选择的方案让领导决策；同时既要考虑一项决策带来的正面效果，又要考虑可能产生的不利因素，经常深入基层，调查研究，总结成绩不夸大，反映失误不缩小，为领导科学决策提供准确的依据，提高领导对参谋意见的选用和参谋建议向决策的转化率，不断提高服务质量。协调要协调到面上，形成合力。要全面权衡利弊，缓解利益冲突，使有关各方面形成共识，达成可接受的方案，调动方方面面的力量，凝聚合力，共同干好工作。督查要一抓到底，推动重大决策见实效，为群众谋利益。
