办公室5s管理培训

5S管理就是整理（SEIRI）、整顿（SEITON）、清扫（SEISO）、清洁（SETKETSU）、素养（SHITSUKE）五个项目，因日语的罗马拼音均以"S"开头而简称5S管理。5S管理内容看似简单，确培训管理素质，是很好的基础管理工具。

推行5S遇到的几种问题 在5S的推行及推进实践中，有这么一个现象，5S活动开展起来比较容易，大部分还搞得轰轰烈烈，短时间内效果非常显著，但是能真正一直坚持下去，持之以恒，成为习惯的企业却并不多见，很多企业存在着“一紧二松三垮台四重来”的现象。5S的活动贵在坚持。工厂推行5S活动一般都会遭遇到下列几种问题：①员工不愿意配合，不按规定来摆放或不按标准来做，达不到共识。②事前的规划不足，不好摆放以及不合理之处的确很多。③公司发展太快，厂房空间不足，物料无处堆放。④实施不够彻底，积极性不高。⑤抱着应付的心态，制度或评价制度不合理，没有办法来激励员工的士气。⑥评价人员不公。这些问题主要来自于员工内心深处意识的障碍。比方说：①“推进整理、整顿又不能提高生产力”。②“文件资料一大堆，那么多的要求恐怕做不到，我们这个水平算是已经不错的”。③“哎，5S，那是生产部门的事，跟我们营销部门没有关系”。④“5S那是生产部门的事，我们开发部干嘛也要搞5S”。⑤“天天加班，哪还有时间再搞整理、整顿”。⑥“能交货就行了，我喜欢怎样就怎样做吧”。⑦“搞得那么干净，反正没两天就又脏了，哎，5S说说而已，别当真，反正也不会成功。已经几十年了，都这样会成功吗”。⑧“高抬贵手吧，给点面子吧，凑合凑合”。 针对上述这些问题，5S推进必须扎扎实实地做好每一个步骤，在人员、资源、声势、体制等各方面都要进行有效的组织。 实施与评价的三个阶段 准备阶段实施评价阶段巩固阶段 准备阶段准备阶段包括4个步骤 1．要获得高层领导的承诺和做好准备 (1)召开动员大会召开公开大会，由最高领导向全体员工表达推行5S活动的决心，作为公司年度的重要经验活动。公司最高领导董事长或总经理，要把5S的实施目的、必要性明确地向员工宣布。这样做，可能会很有用，它可以将公司内部全体员工的想法，价值观尽量统一。在举例时要尽可能地采用自己公司内的一些具体的事实，这样员工就比较容易产生共鸣。 (2)进行一次小型的5S演习为了让大家留下深刻的印象，可以进行一次小范围的现场5S演习（如丢掉会场内不必要的物品，进行一次大扫除，五分钟整理各自抽屉等活动）。 2．成立5S推进委员会，选定活动的场所●建立5S推行小组，负责对内对外的联络工作。小组形式要与公司管理体系相结合，这个5S的推动或推进的委员会，一定要有个办公室，对外或对内进行联络，它是与公司的管理体系结合在一起的。●选一个固定的场所作为5S推进活动的中心，或叫5S推进活动司令部，切不可任其成为游击队，应让每位员工感觉到5S的推动，占着十分重要的一个地位。 3．5S推进策划●策划一定要做万全的准备。策划5S的推行要制订激励的措施和推行计划。先由推行小组拟定草案，并评估成效，再交相关人员讨论后确立，甚至要予以认证。有关工作项目、时间、负责人都要有明确的说明，以便追踪。●在推进策划的进行过程中，可以去找专业的顾问公司，或顾问机构，为5S推进活动提供专业的咨询与指导。●策划5S活动要根据企业的实际情况，策划相关的具体活动，以起到激励士气，增强效果的作用。 4．宣传造势，教育训练(1)领导一定要以身作则 【案例】笔者曾经到过一家公司，是日本的一家公司。该公司有一位日本老人，是一个非常可爱且和蔼可亲的长者，他就是这家公司的工场长，他从来没有推卸过责任，这家公司的每个人都非常的尊敬他。这位老人有一个非常好的习惯，特别爱整洁，即便是地上一个很小的纸屑，他也会弯腰把它拣起来，员工饭厅如果拥挤时，他会从工作人员手里，接过饭勺，亲自为员工打饭，他经常对员工说的一句话是“你辛苦了！”这些都表现出了他的一种修养。所以一个领导的表率作用，无言胜有言，大家就会心悦诚服地去跟随。(2) 利用各种宣传方式与工具一般在推动5S活动时，有几个可以利用的工具：◆利用公司内部的刊物，宣传介绍5S。◆通过公司内部的刊物来大力宣传5S活动的要领。◆举办5S的征文、海报、标语、设计的比赛。◆现场粘贴外购或自己制作的5S海报以及标语。◆每年规定一个5S月，或每一个月规定一天叫做5S日，定期地进行5S强化或再教育，到一些业绩优异的先进工厂去参观，或是参加发表会，吸取别人的先进经验。◆利用定点摄影的方式，将5S较差的地方或死角，定期地拍照、追踪，直到改善为止。◆配合其它活动的推广。◆领导要定期或不定期地巡查整个工厂的现场，让员工感受到领导是在重视5S这个活动，员工也能感受到他是被重视的。◆召开成果发表会或报告会，发表优秀的事例，表扬先进单位和优秀个人。(3) 推进“5S日”活动确定某一日为5S日，选择一个主题在“5S日”进行，效果会特别好。如：第一个5S日——整理可以用一句话，个人在下班前5分钟抛掉不需要的物品，或物品要回仓，这是每一个礼拜都必须要举行一次的重要活动。你可以定一个叫做5S日，每一个5S日都确定一个主题。第二个5S日——整顿。给每件物品命名并定好位置，叫整顿。第三个5S日——清扫比方说在第三周的某一天定为5S日，5S在这一天清扫，叫全体大扫除。第四个5S日——清洁就是视觉和透明度的管理，让大家一目了然，每个岗位的人，或每个作业员都把他岗位的周边的物件经过整理、整顿以及清扫，达到清洁要求的标准。第五个5S日——修养这一天是进行自省或反省的评价活动日，自上而下地进行一种教育训练。5S的培训首先要消除全员意识的障碍，就是要让每个员工都深切地感觉到，推动5S是为了提升本企业的形象，提高品质、消除浪费。(4) 自上而下，进行教育训练强调让每个人自己做自己的事，确定自己解决问题的方法。所以在5S活动中，训练人员能够制订并实施他们自己的方案才是必要的。在整个部门或整个公司内的会议上，宣布改善成绩的活动也属于培训的范畴。担任推行5S活动的人自己要来现场指导，以实际的技术来指导，对要指导的对象，先做给他看，然后让他去做给你看，最后以观察的做法来指导。这样可以确认员工对第一步理解的程度。第一遍你看我做，第二遍是看完我做以后，你自己要做，看你怎么做，然后再进行指导。实施评价阶段 实施评价阶段包括2个步骤： 1．局部地推进5S局部推进5S，又分为四个阶段：(1)现场诊断推进5S之前，必须根据5S的基本要求，对公司的现场进行诊断评论，通过现场的诊断，可以比较客观地掌握公司的整体水平。公司所处的5S程度水平：◆有哪些强项◆有哪些薄弱的环节◆5S推行的难易度在什么地方。经过了局部推行5S的现场诊断以后，就要进行到第二个阶段，就是选定样板区。(2)选定样板区进行全面地诊断后，结合整个5S的推行策划，选定一个样板区，集中力量去改善，如选择一个车间、一个班组、或一个机器保管部门，集中力量把5S做好，叫做选定样板区。俗话说，榜样的力量是无穷的。先改善样板区，取得一定的成效之后，再扩展到其它区域。选定样板区有两个好处：◆集中所有的精锐和力量，使改善有一个较高的水准来发挥，以免顾此失彼。◆事实是最具有说服力的，可以减少大家对改善的抗拒阻力，消除大家的疑虑，使公司全体员工上下都能一心一意地积极参与和改进。样板区的选定需要考虑几个因素：◆具备一定的代表性。选定的项目在公司里突出，有一定的代表性。◆实施的难易度。太容易了，起不到促进和鼓舞作用；太难了，做不到，又会让大家失去信心，甚至成为一个笑柄。◆影响较大、较长远的项目要优先考虑。如与顾客相关的项目，防止泄露污染的项目。◆有教育促进意义的项目，有需要多个部门协同推进的项目。如整理缺陷的机器，改变物流和工作场所的布置，甚至改善效果的，可以直观地容易看得到进步成绩的地方，这些都是选定样板区的考虑。(3)实施改善在进行样板的改善中，要注意保留以直接的数据来作为数据情报。◆改善前的状况可以先照相，或先录像。◆基本的数据（空间、面积、金额、数量、人数等）。◆基本的流程。◆重点的问题（经过摄影或记录下来）。◆整个改善维持的思路及过程。◆最后就是改善的结果。为了下一步的效果确认，提供详实的第一手资料，另外还要按照计划进行全过程的样板改善。当计划与实现有较大出入时，推进组织应该召集相关人员进行检讨，磋商应对的办法，必要时要修订计划。(4)确认效果效果确认是一个总结检查，评价反省的过程，它又分为四个方面，有四个方面的作用。◆总结经验，发扬成绩，克服缺点并纠正偏差，以及改善管理工作，甚至可顺利地经过改善后能高效地进行。◆通过前期工作的分析评价，辩明功过是非，有利于统一认识，调动大家的积极性。1/8处理好遗留的问题，减轻不良的效应，为后续工作扫清障碍。◆为后续工作在组织资源经验方法上做好充分准备，保证有个良好的开端。 2．全面推进当事实澄清以后，就要进行到全面推进5S的步骤，可依据5S的要求来全面推进5S活动。(1)区域责任制，将5S内容规范化，成为员工的岗位责任5S的内容，要具体到部门，车间生产现场，还要有详尽描述的内容。比方说整理的项目，清扫、清洁的部位和方式等，每个员工清楚自己的5S活动内容，知道5W2H。即：WHY：为什么要做WHERE：在哪里做WHAT：做什么WHEN：在什么时候做WHO：谁来做HOW：怎么做HOWMUCH：以及做到什么样的程度责任区每月都坚持清扫，清扫范围包括班组管理区域，车间主干道、次干道，以及加工废屑的清除等几方面，清扫任务可利用30分钟来完成。(2)制订评价的标准制订5S审核工作表，作为评估标准，使得每个人都能以一种友好而又不太紧张的方式来竞争。(3)评估监督它就是通过巡视、检查、互检方式来推进，巡视是指5S推进委员会在各个工作场所巡查并指出有关5S活动的问题，检查是由上而下的检查，由厂领导来检查车间，车间的领导检查班组，班组再检查个人和集团，层层检查如下图。 检查有几点要注意：①要有规范的检查表格。②检查结果应给予评出成绩或分数，评出了分数，要与激励手段相结合，并辅之以相应的物质鼓励，例如工资的增加或荣誉的授予。③自检就是把相应的评估表格发到个人手上，操作工人定时或不定时地依照评估表来自我审查，填写，通过自检可以发现个人在5S工作方面的不足之处，及时加以改善。④互检就是班组内部员工依据评估表格进行，相互检查，然后填写检查结果，互检的过程既可以发现被检查者的不足之处，又可以发现被检查者的优点和本人工作的差距，然后认真进行学习与改进。5S活动主要体现在这种自主和自觉的评价上，检查评估应逐步由上到下的进行，然后过渡到互检和自检的阶段，由应付检查的心态转变成竞争和相互评比，如下图。 (4)举办5S的评比与竞赛，制订具体的以及合格的评价基准尤其当各部门的先天条件不一样时，评价基准也不应该相同，所以评价最好能与工资考核相结合，这样员工才会更主动地专心于检查的重点。巩固阶段 【忠告】得天下易，守江山难，5S贵在坚持！在5S的推进期间，每个员工都能同心协力，自觉地来遵守和改善，不能松懈。取得一定成绩或成效后，往往会觉得自己可以歇口气，喘口气，可以终止了，正是因这种想法，容易使已取得的5S效果滑落，慢慢又回到改善前的老样子。所以5S贵在坚持，要很好地坚持5S，必须将5S做到标准化和制度化，让它成为员工工作中的一部分。 (1) 挑战其目标没有最好，只有更好。社会每天都在发展进步，所以5S在公司内的推动也是随着公司整体水平的提高而逐步地提高。当公司取得某一个阶段性的成果以后，应该及时地进行总结表彰，可以考虑下一个步骤，比方说导入ISO，导入TQM，或者是TPM的活动，形成新的关注要点。 (2) 每月开展一次5S推行结果评比通过评比来提高员工的积极性，通过前后对比来激发员工的成就感。

1、确定5s管理内容；2、确认检查项和检查标准；3、对检查项进行分数确定；4、对减产分数进行处罚和奖励确定；5、进行检查；6、统计分数；7、进行奖励或者处罚；8、进行张贴公示；9、确定下一次检查时间。

一、定义：

5S现场管理法，现代企业管理模式，5S即整理（SEIRI）、整顿（SEITON）、清扫（SEISOU）、清洁（SEIKETSU）、素养（SHITSUKE），又被称为“五常法则”。

二、管理内容：

1、办公室5s管理-桌面位置摆放规范；

2、办公室5s管理-办公桌抽屉整理规范；

3、办公室5S管理-制度检查表；

4、办公室5s管理-办公区工作纪律规定；

5、办公室5s管理-办公区域环境卫生管理；

6、办公室5s管理-办公室安全管理。

三、推行目的：

1、改善和提高企业形象。整齐、整洁的工作环境，容易吸引顾客，让顾客心情舒畅；同时，由于口碑的相传，企业会成为其它公司的学习榜样，从而能大大提高企业的威望。

2、促成效率的提高。良好的工作环境和工作氛围，再加上很有修养的合作伙伴，员工们可以集中精神，认认真真地干好本职工作，必然就能大大地提高效率。试想，如果员工们始终处于一个杂乱无序的工作环境中，情绪必然就会受到影响。情绪不高，干劲不大，又哪来的经济效益？所以推动5S，是促成效率提高的有效途径之一。

3、改善零件在库周转率。需要时能立即取出有用的物品，供需间物流通畅，就可以极大地减少那种寻找所需物品时，所滞留的时间。因此，能有效地改善零件在库房中的周转率。

4、减少直至消除故障，保障品质。优良的品质来自优良的工作环境。工作环境，只有通过经常性的清扫、点检和检查，不断地净化工作环境，才能有效地避免污损东西或损坏机械，维持设备的高效率，提高生产品质。

5、保障企业安全生产。整理、整顿、清扫，必须做到储存明确，东西摆在定位上物归原位，工作场所内都应保持宽敞、明亮，通道随时都是畅通的，地上不能摆设不该放置的东西，工厂有条不紊，意外事件的发生自然就会相应地大为减少，当然安全就会有了保障。

主要就是从制度各方面进行严格的规范，包含桌面位置摆放规范、办公桌抽屉整理规范、办公区工作纪律规定、办公区域环境卫生管理、办公室安全管理。从桌面来说要确保桌面的东西都是有用的，多余的物品要及时处理，但是真心不建议强推5S管理，不是办公桌干净每个员工就一定会兢兢业业，关键是管理人，让每位员工都能对公司有认同感、责任感，如果非要标准化管理的话建议配备充分的管理工具，比如文件夹、物料盒这些收纳管理工具。

管理-整理(Seiri)，整-有秩序地治理，理-系统。工作重点为厘清要与不要。整理的核心目的是提升辨识力。整理常用的工具和方法有：抽屉法：把所有资源视作无用的，从中选出有用的。樱桃法：从整理中挑出影响整体绩效的部分。四适法：适时、适量、适质、适地。疑问法：该资源需要吗？需要出现在这里吗？现场需要这么多数量吗？管理-整顿(Seion)，整-修饰、调整、整齐，顿-处理。将整理之后资源进行系统整合。整顿的目的：最大限度地减少不必要的工作时间浪费、运作的浪费、寻找的浪费、次品的浪费、不安全的环境与重要的浪费。整顿提升的是整合力。常用的工具和方法有：法：根据运作经济原则，将使用频率高的资源进行有效管理。装修法：通过系统的规划将有效的资源利用到最有价值的地方。三易原则：易取、易放、易管理。三定原则：定位、定量、定标准。流程法：对于布局，按一个流的思想进行系统规范，使之有序化。标签法：对所有资源进行标签化管理，建立有效的资源信息。管理-清扫(Seiso)，清-清理、明晰，扫-移除、结束。将不该出现的资源革除于责任区域之外。清扫的目的：将一切不利因素拒绝于事发之前，对既有的不合理之存在严厉打击和扫除，营造良好的工作氛围与环境。清扫提升的是行动力。清扫常用的工具和方法有：三扫法：扫黑、扫漏、扫怪。法：日事日毕，日清日高。管理-清洁(Seiketsu)，清-清晰、明了、简单，洁-干净、整齐。持续做好整理、整顿、清扫工作，交将其形成一种文化和习惯。减少瑕疵与不良。清洁的目的：美化环境、氛围与资源及产出，使自己、客户、投资者及社会从中获利。清洁提升的是审美力。常用的工具和方法有：雷达法：扫描权责范围内的一切漏洞和异端。矩阵推移法：由点到面逐一推进。荣誉法：将美誉与名声结合起来，以名声决定执行组织或个人的声望与收入。管理-素养(Shitsuke)，素-素质，养-教养。工作重点：建立良好的价值观与道德规范。素养提升的是核心竞争力。通过平凡的细节优化和持续的教导和培训，建立良好的工作与生活氛围，优化个人素质与教养。常用工具和方法有：流程再造：执行不到位不是人的问题，是流程的问题，流程再造为解决这一问题。模式图：建立一套完整的模式图来支持流程再造的有效执行。教练法：通过摄像头式的监督模式和教练一样的训练使一切别扭的要求变成真正的习惯。疏导法：像治理黄河一样，对严重影响素养的因素进行疏导。 来源：