市政资料员培训

资料员具体工作 1．工程资料的收集 (1)资料员收集工程资料必须及时，必须保持与实际施工进度同步。 (2)市政工程建设资料管理必须纳入项目管理的程序中。资料员应参加生产协调会、项目管理人员工作会议等，及时掌握施工管理信息、便于对资料的管理和监控。 (3)资料员对收集到的资料应认真审核；不符合规定的，应返回施工单位予以修改或重做。 (4)对分包单位必须提供的施工技术资料，从项目经理、技术主管到资料员应严格把关，所提供的资料不符合要求的，不预结算工程款(包括对供货单位)。 (5)资料员对收集到的资料应及时整理、立卷与归档。 2．工程资料分类与保管 (1)为保证市政工程资料管理的规范化、制度化和科学化，资料员应根据以下规定对资料进行分类： 1)按工程资料的归档对象进行划分，如归业主的资料应划归企业档案。 2)按工程资料的内容进行划分。 3)按工程同类资料产生时间的先后顺序划分。 (2)市政工程资料的存放和保管方法根据布本单位的实际情况确定，并必须符合档案管理的有关规定。 (3)市政工程档案库应按本单位档案管理规定和要求建立，并报请本地档案管理机构组织档案管理验收。 (4)工程档案库必须安全、清洁，并做到“六防”，即防火、防咨、防虫、防霉、防尘和防光。 (5)市政工程资料应按相关规定移交、归档。项目通过竣工验收后，一个月内交企业档案室；按有关规定和时限移交城建档案馆；按合同规定的时限提交业主。 (6)借阅工程资料时，必须履行相关手续，且不得损坏或遗失。 (7)工程资料的收回、销毁按本单位和本地档案管理的有关规定执行。 3．工程资料的登记 (1)工程资料收发登记。无论是收回文件，还是发放文件，资料员应对这些文件进行逐件登记，并备案，以便于管理。 (2)工程资料借阅登记。工程资料整理归档完毕后，由于工作的需要，单位领导或工作人员经常需阅某件文件资料，资料员应建立资料登记角度，详细列出阅文件的时间、供阅人、借阅目的及归还日期。 (3)工程资料传阅登记：在文件处理过程中，如文件份数少而需要多人阅处或须知照文件精神的人数较多，则需要传阅文件，因此要建立文件传阅登记制度。 4．工程资料的复印 (1)市政工程资料一般不得复印，但下列文件除外：非密级文件、投标标书、票据、凭证、少量一次性非常规表格等以及非复印不可，又具有应急性、单件性或少量性的其他资料。 (2)市政工程资料的复印由资料员统一管理；凡是受控文件不得擅自复印，必须复印应经主管领导批准。 (3)需要复印的文件材料，有关部门应预先考虑其使用前景，适当增加白存数，避免临时突击复印。 (4)如单位另有复印部门，则工程资料复印前必须先填写复印申请单，由部门负责人签证，复印主管部门应同时作好记录。未经签证的文件，复印部门可以拒印。 (5)如需转发复印上一级单位文件，必须按有关规定办理相关手续，否则不得复印。密级文件复印须经本单位主管领导批准。复印的文件如无批准证明，资料员可不予复印。 5．单位印章的管理 (1)印章是本单位对内对外行使权利的凭证。使用本单位印章必须严格执行上级的有关规定和印鉴管理规定。 (2)使用本单位印章必须登记齐全、完整，必须详细登记用印时间、单位、用印人、批准人以及用印内容等事项。 (3)印章都要有专人保管；印章使用必须符合用印范围。除正常的业务报表外，凡需使用党政印章者，必须经党政领导批准，未经党政领导批准的，印鉴管理部有权拒绝用印。第20页 料进行分类： 1)按工程资料的归档对象进行划分，如归业主的资料应划归企业档案。 2)按工程资料的内容进行划分。 3)按工程同类资料产生时间的先后顺序划分。 (2)市政工程资料的存放和保管方法根据布本单位的实际情况确定，并必须符合档案管理的有关规定。 (3)市政工程档案库应按本单位档案管理规定和要求建立，并报请本地档案管理机构组织档案管理验收。 (4)工程档案库必须安全、清洁，并做到“六防”，即防火、防咨、防虫、防霉、防尘和防光。 (5)市政工程资料应按相关规定移交、归档。项目通过竣工验收后，一个月内交企业档案室；按有关规定和时限移交城建档案馆；按合同规定的时限提交业主。 (6)借阅工程资料时，必须履行相关手续，且不得损坏或遗失。 (7)工程资料的收回、销毁按本单位和本地档案管理的有关规定执行。