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计算机内会计数据的打印输出和保存是替代手工记账的重要工作。采用电子计算机打印输出书面会计凭证、账簿、报表的，必须符合国家统一会计制度的要求;如果采用中文或中外文对照，字迹一定要清晰。这些作为会计档案保存的资料，其保存期限按《会计档案管理办法》的规定执行。采用磁带、磁盘、光盘、微缩胶片等存储介质保存会计档案条件的，由国务院业务主管部门统一规定，并报财政部、国家档案局备案。
一、电算化会计档案管理概述
电算化会计档案包括以磁性介质存储在计算机中的会计数据，以及计算机打印输出的书面形式的会计数据，还有会计软件系统开发运行过程中编制的各种文档程序和其他会计资料。
存储在计算机中的会计数据，以及计算机打印出的书面形式的会计数据，其保存期限应与《会计档案管理办法》中规定的相应会计数据(书面形式的会计财簿、报表)相一致。
会计软件及相关文档资料，保管期截止到该软件停止使用或有重大更改之后的5年。
二、记账凭证的生成与管理
计算机替代手工记账后，记账凭证的生成有两种方式：
1.将原始凭证直接录入计算机，由计算机打印输出。在这种情况下，记账凭证上应有录入员、稽核人员的签名或盖章、会计主管人员的签名或盖章。收付款记账凭证还应由出纳人员签名和盖章。打印生成的记账凭证视同手工填制的记账凭证，按《会计人员工作规则》、《会计档案管理办法》的有关规定立卷归档保管。
2.手工事先作好记账凭证，向计算机录入记账凭证，然后进行处理。在这种情况下，保存手工记账凭证与机制凭证均可。
计算机与手工并行工作期间，可用计算机打印输出的记账凭证替代手工填制的记账凭证，根据有关规定进行审核并装订成册，作为会计档案保存，并据以登记手工账簿。
此外，在保证记账凭证清晰的前提下，计算机打印输出凭证中的表格线可适当减少。
三、会计账簿、报表的生成与管理
计算机替代手工记账后，财政部对会计账簿和会计报表的书面打印有明文规定，其保存期限按《会计档案管理办法》的规定执行。但财政部的规定同时考虑到计算机打印的特殊情况，在会计资料生成方面作了一些灵活规定，包括：
1.现金日记账和银行存款日记账要每天登记并打印输出，做到日清月结。现金日记账和银行存款日记账的打印，如果受到打印机条件的限制，可采用计算机打印输出的'活页账页装订成册的办法;如果每天业务量较少，不能满页打印的，也可按旬打印输出。
2.一般账簿可以根据实际情况和工作需要按月、按季或按年打印;发生业务较少的账簿，可满页打印。
3.在所有记账凭证数据和明细分类账数据都存储在计算机内的情况下，总分类账可用“总分类账本期发生额及余额对照表”替代。
4.在保证凭证、账簿清晰的条件下，计算机打印输出的凭证、账簿中的表格线可适当减少。
6.采用磁带、磁盘、光盘、微缩胶片等介质存储会计账簿、报表，并将其作为会计档案保存的单位，如果不再定期打印输出会计账簿，必须征得同级财政部门的同意。
8.各单位保存的会计档案应为本单位积极提供利用，在向外单位提供利用时，档案原件原则上不得外借。
9.各单位对会计档案必须进行科学管理，做到妥善保管、存放有序、查找方便。
四、电算化会计档案的基本要求
1.对电算化会计档案管理要做好防磁、防火、防潮、防尘、防盗、防虫蛀、防霉烂和防鼠咬等工作，重要会计档案应准备双份，存放在两个不同的地点，最好放在两个不同的建筑物内。
2.采用磁性介质保存会计档案的，要定期进行检查，定期复制，防止由于磁性介质损坏而导致会计资料丢失。一般来说，软盘的存放环境，温度4oC-50oC，相对湿度8%-83%，磁场强度50奥斯特。
3.严格执行安全和保密制度，会计档案不得随意堆放，严防毁损、散失和泄密。
4.各种会计资料，包括打印出来的会计资料以及存储会计资料的软盘、硬盘、计算机设备、光盘、微缩胶片等，未经单位领导同意，不得外借和拿出单位。
5.经领导同意借阅的会计资料，应履行相应的借阅手续，经手人必须签字记录。存放在磁介质上的会计资料借阅归还时，还应该认真检查病毒，防止感染病毒。
6.大中型企业应采用磁带、磁盘、光盘、微缩胶片等介质存储会计数据，尽量避免采用软盘存储会计档案。
7.存有会计信息的磁性介质及其他介质，在未打印成书面形式之前，应妥善保管并留有副本。一般说来，为了便于利用计算机进行查询及在电算化系统出现故障时进行恢复，这些介质都应视同会计资料或档案进行保存，直至其中的会计信息完全过时为止。
8.对存档的会计资料要检查记账凭证上录入人员的签名或盖章、稽核人员的签名或盖章、会计主管的签名或盖章，收付款记账凭证还应具备出纳人员签名和盖章等。
9.对违反会计档案管理制度的人员，应该进行检查纠正，情节严重的，应报告本单位领导或财政、审计机关严肃处理。会计档案应该由专人负责。
模拟练习
【例题1·判断题】会计核算软件必须提供人员岗位及操作权限设置的功能。( )
答案：√
【例题2·判断题】会计核算软件中采用的各级会计科目名称、编码方法，必须符合国家统一会计制度的规定。( )
答案：×
【例题3·单选题】下列职责中，( )岗位是不相容职责。
A.电算化主管与审核
B.凭证录入与修改
C.凭证录入与审核
D.电算化主管与记账
答案：C
【例题4·单选题】操作人员要严格遵守计算机的操作程序，并遵循( )的要求。
A.操作制度
B.机房管理制度
C.会计制度和会计准则
D.会计电算化
答案：C
【例题5·多选题】会计电算化岗位是指直接管理、操作、维护计算机以及会计核算软件的工作岗位。大中型企业和使用大规模会计电算化系统的单位，可以考虑设立如下岗位( )。
A.电算主管
B.审核记账
C.电算维护
D.数据分析
答案：ABCD
【例题6·多选题】电算化系统中恢复功能是系统非常重要的基本功能，进行这一工作时应当( )。
A.所有人员均有恢复权
B.检查备份日期
C.恢复往年资料前备份当前资料
D.指定专人操作
答案：BCD
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（1）丰富的工作经验。财务会计是一项实践性很强的技术工作，财会人员既要掌握现代会计、财务、税法、金融、财政、计算机理论和技术，又要具有一定实践工作经验。一般而言，具有几年的财会实践工作经验，并取得一些会计资格证书，如注册会计师、ACCA、CGA的中高级会计人才，会成为市场上的“抢手货”。（2）学习能力和适应能力。随着市场的发展，财务会计电算化和ERP、MIS等系统的推广应用，对会计人员的学习能力和适应变化的能力提出了更高要求。会计人员的适应能力是用人单位很看重的，适应能力包括用所学的理论知识适应实际工作情况的主动性，还包括能融洽地协调人际关系。（3）诚实、朴实、踏实。会计工作天天与金钱打交道，而目前我国很多财务内控制度不健全，往往会给一些心术不正之徒或经不起金钱诱惑之人带来可乘之机。因此，要求会计人员必须具备很好的品行，诚实做人、朴实本分、不慕虚荣。会计工作往往是处理一些很繁琐的细节性问题，要求从业者必须踏踏实实、勤勤恳恳，有一个良好的心态，能够并愿意把一点一滴的小事做好。（4）细心谨慎。会计工作与数字为伍，工作内容很细微却往往责任重大，因此必须细心谨慎。这也许是为什么多愿意招聘女性担任财务工作的缘故。一般来说，女性比男性更细心、更认真。（5）良好的沟通能力。财务会计部门一般是的一个综合性管理部门，要和内外方方面面的人进行接触，因此必须学会如何与别人沟通协调。良好的语言表达、逻辑思维和待人热情周到也是会计人员的基本素质要求。同时，需要热爱本职工作，忠于职守，廉洁奉公，严守职业道德；认真学习国家财经政策、法令，熟悉财经制度；积极钻研会计业务，精通专业知识，掌握会计技术方法；严守法纪，坚持原则，执行有关的会计法规，维护国家利益，抵制一切违法乱纪、贪污盗窃的行为，要勇于负责，不怕得罪人，不怕打击报复；身体状况能够适应本职工作的要求。
壮儿象象
""使用电子计算机进行会计核算的，其会计帐簿的登记、更正，应当符合国家统一的会计制度的规定。"这是为保证计算机生成的会计资料真实、完整和安全，以加强对会计电算化工作的规范。会计电算化，是以电子计算机为主的当代电子技术和信息技术在会计领域中应用的简称，是采用计算机代替手工记帐、算帐、报帐，以及对会计资料进行电子化分析和利用的现代化会计手段。实现会计电算化，是现代科技发展的必然，对实现会计核算手段现代化和提高会计参与经营管理的能力具有十分重要的意义。用电子计算机进行会计核算与手工会计既有相同点，又有不同点。相同点是会计资料和对会计资料的基本要求都是一致的，都必须保证会计资料的真实、完整和安全；不同点是在实现会计电算化后，会计资料是由电子计算机按照既定的程序生成。对此，《会计法》作出了两方面的规定：（1）使用电子计算机进行会计核算的单位，使用的会计软件必须符合国家统一的会计制度的规定。会计软件是会计电算化的重要手段和工具，会计软件是否符合国家统一的会计制度规定的核算要求，是保证会计资料质量和会计工作正常进行的重要前提。（2）用电子计算机生成的会计资料必须符合国家统一的会计制度的要求。尽管一个质量可靠的会计软件可以为生成真实、完整的会计资料提供前提条件，但由于技术上、设备上、操作人员水平上等方面的原因，所生成的会计资料仍有可能不符合国家统一的会计制度的要求，导致会计资料失真、失实。
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