苏州会计档案整理

财务部负责档案管理的人员按照归档范围和归档要求，负责定期将应当归档的会计资料整理立卷，编制会计档案保管清册。当年形成的会计档案，在会计年度终了后，由财务部临时保管两年，再移交档案管理部保管。因工作需要确需推迟移交的，应当经档案管理部同意。财务部临时保管会计档案最长不超过三年。临时保管期间，会计档案的保管应当符合公司档案管理的有关规定，出纳人员不得兼管会计档案。

1.会计核算电子账套应设置自动备份功能，每天在服务器上进行自动备份，并且一周最少一次将备份帐套拷贝至移动硬盘。年度账套应刻制成光盘，以利于长期保存；2.会计凭证需在次月20日前完善附件，整理装订完毕；会计账簿需在会计年度结束1个月内打印完毕，装订成册，整理归档；单位以电子会计凭证的纸质打印件作为报销入账归档依据的，必须同时保存打印该纸质件的电子会计凭证。3.财务报告、管理性报表等会计核算资料的保管分纸质和电子文档两种，纸质部分需在次月20日前整理归档，电子文档需妥善备份，避免丢失；4.纳税申报资料（包括纸质申报表、纳税辅助说明资料及其他税务局要求报送资料、统计局报送资料等）需在次月20日前整理归档，并于年度结束3个月内整理装订成册，以便于长期保存；5.发票应将未开具发票及作废发票全联分别保管，作废发票必须各联齐全；发票的存放和保管严格按照税务机关的规定办理，不得丢失和擅自损毁，如有丢失当日书面报告主管税务机关；需建立发票领用制度，设“发票领用登记本”，领取时要记载领用日期、发票号码、开具项目、金额，并由领取人签字。收据保管参照发票保管的办法执行。6.审计报告、税审报告、评估报告、内审报告等外部鉴证、咨询资料，应将纸质部分按类别、年限归档，妥善保管；各类鉴证、咨询资料应取得电子版本，妥善存储；7.会计人员工作交接需编制会计移交清单，会计移交清单应作为会计档案的一部分，存档保管；8.各类档案的保管需建立子档案目录清单，并且打印一份粘贴在档案盒上，以方便查找。9.同时满足下列条件的，公司内部形成的属于归档范围的电子会计资料可仅以电子形式保存，形成电子会计档案：（一）形成的电子会计资料来源真实有效，由计算机等电子设备形成和传输；（二）使用的会计核算系统能够准确、完整、有效接收和读取电子会计资料，能够输出符合国家标准归档格式的会计凭证、会计账簿、财务会计报表等会计资料，设定了经办、审核、审批等必要的审签程序；（三）使用的电子档案管理系统能够有效接收、管理、利用电子会计档案，符合电子档案的长期保管要求，并建立了电子会计档案与相关联的其他纸质会计档案的检索关系；（四）采取有效措施，防止电子会计档案被篡改；（五）建立电子会计档案备份制度，能够有效防范自然灾害、意外事故和人为破坏的影响；（六）形成的电子会计资料不属于具有永久保存价值或者其他重要保存价值的会计档案。公司从外部接收的电子会计资料符合上述条件，且附有符合《中华人民共和国电子签名法》规定的电子签名的，可仅以电子形式归档保存，形成电子会计档案。财务部向档案管理部办理会计档案移交时，应当编制会计档案移交清册，办理档案移交手续。

会计档案整理方法：

1、给会计档案分类及编码

(1) 会计档案一般分为：会计凭证、会计帐簿、财务报告、其它。

(2)会计档案编码示例：①会计凭证②会计帐簿 J2③财务报告 J3④其它

2、给会计档案分年度

分类后按年度分档案。

3、确定会计档案保管期限

根据会计档案管理的要求，确定会计档案的保管期限。

4、排列会计档案案卷

在一个类别的会计档案内，按年度、保管期限将档案顺序排列。

5、填写会计档案内容

(1) 全宗号：档案馆指定的归档单位编号。这个看情况，许多单位不需要这个。

(2)目录号：目录的编号。

(3)案卷号：案卷的顺序号，案卷内只有一个，不能重复。

6、制作会计档案目录

目录应包含：序号、类别、档案标题、起止时间、保管期限、卷内页数、备注。

7、打印会计档案目录

将目录打印出来，一式三份。

8、会计档案归档

档案整理完毕，装入档案盒，填写档案盒封面和背脊。填写《会计档案移交清册》，移交单位档案管理部门管理。

扩展资料：

会计档案整理要求：

新《管理办法》在会计档案的范围、保管、移交、销毁等方面对电子会计档案均进行了相应规定，主要包括：

一是将电子会计档案纳入了会计档案的范围，规定会计档案包括通过计算机等电子设备形成、传输和存储的电子会计档案。

二是规定满足一定条件时单位内部生成和外部接收的电子会计资料可仅以电子形式归档保存。

三是要求电子会计档案移交时将电子会计档案及其元数据一并移交，且文件格式应当符合国家档案管理的有关规定;特殊格式的电子会计档案应当与其读取平台一并移交。

四是要求电子会计档案的销毁由单位档案管理机构、会计管理机构和信息系统管理机构共同派员监销。

第一条为了加强会计档案的科学管理，统一全国会计档案工作制度，更好地为社会主义经济事业服务，特制定本办法。第二条会计档案是指会计凭证、会计帐簿和会计报表等会计核算专业材料，它是记录和反映经济业务的重要史料和证据。各机关、团体、国营企业、建设单位和事业单位（以下简称各单位），必须加强对会计档案管理工作的领导，建立和健全会计档案的立卷、归档、保管、调阅和销毁等管理制度，切实地把会计档案管好。第三条会计档案是国家档案的重要组成部分，也是各单位的重要档案之一。会计档案工作由各级财政机关和各级档案业务管理机关共同负责进行业务指导、监督与检查。第四条各单位每年形成的会计档案，都应由财务会计部门按照归档的要求，负责整理立卷或装 订成册。当年会计档案，在会计年度终了后，可暂由本单位财务会计部门保管一年。期满之后，原则上应由财务会计部门编造清册移交本单位的档案部门保管。财务会计部门和经办人必须按期将应当归档的会计档案，全部移交档案部门，不得自行封包保存。档案部门必须按期点收，不得推诿拒绝。第五条档案部门接收保管的会计档案，原则上应当保持原卷册的封装，个别需要拆封重新整理的，应当会同原则财务会计部门和经办人共同拆封整理，以分清责任。档案部门对于违反会计档案管理制度的，有权进行检查纠正，情节严重的，应当报告本单位领导或财政、审计订机关严肃处理。第六条各单位对会计档案必须进行科学管理，做到妥善保管，存放有序，查找方便。同时，严格执行安全和保密制度，不得随意堆放，严防毁损、散失和泄密。第七条各单位保存的会计档案应为本单位积极提供利用，向外单位提供利用时，档案原件原则上不得借出，如有特殊需要，须报经上级主管单位批准，但不得拆散原卷册，并应限期归还。第八条撤销、合并单位和建设单位完工后的会计档案，应随同单位的全部档案一并移交给指定的单位，并按规定办理交接手续。第九条各种会计档案的保管期限，根据其特点，分为永久、定期二类。定期保管期限分为三年、五年、十年、十五年、二十五年五种。各种会计档案的保管期限，从会计年度终了后的第一天算起。第十条会计档案保管期满，需要销毁时，由本单位档案部门提出销毁意见，会同财务会计部门共同鉴定，严格审查，编造会计档案销毁清册。机关、团体和事业单位报本单位领导批准后销毁；国营企业经企业领导审查，报经上级主管单位批准后销毁。对于其中未了结的债权债务的原始凭证，应单独抽出，另行立卷，由档案部门保管到结清债权债务时为止。建设单位在建设期间的会计档案，不得销毁。第十一条各单位按规定销毁会计档案时，应由档案部门和财务会计部门共同派员监销。各级主管部门销毁会计档案时，还应有同级财政部门、审计部门派员参加监销。各级财政部门销毁会计档案时，由同级审计机关派员参加监销。第十二条监销人在销毁会计档案以前，应当认真进行清点核对，销毁后，在销毁清册上签名盖章，并将监销情况报告本单位领导。第十三条本办法适用于下列会计单位：一、预算会计。包括各级财政机关的总预算会计；各级机关、团体和事业单位的单位预算会计；各级税务机关的税收会计。二、建设银行会计。三、企业会计和建设单位会计。包括所有国营企业会计和建设单位会计。第十四条会计档案保管期限，原则上按本办法附表执行。其中涉及外事的会计凭证、会计帐簿，不需要永久保管的部分，可由有关主管部门分别另行制定保管期限。各单位会计档案的具体名称，如果同本办法附表中档案的名称不相符时，可比照类似档案的保管期限办理。第十五条预算、 计划、 制度等文件材料，按照文书档案管理办法执行，不适用本办法。第十六条中国人民解放军和中国人民银行系统的会计档案管理办法，由中国人民解放军总后勤部和中国人民银行总行参照本办法自行制定，报财政部和国家档案局备案。集体所有制企业、事业单位的会计档案管理办法，由各省、自治区、直辖市或有关主管部门参照本办法自行制定，报财政部和国家档案局备案。第十七条各省、自治区、直辖市财政机关、档案业务管理机关和中央、国家机关，应当根据本办法的原则规定，结合本地区、本部门的具体情况，制定具体实施办法，一并下达执行，并将具体实施办法抄报财政部和国家档案局备案。