AP相关会计分录

一、AP会计就是“应付账款会计“。 二、应付账款会计的工作内容： 核对企业的采购定单或合同、存货固定资产低值易耗品收货单（验收报告）、供应商开具的发票，日常所称的“三项核对法”。对于核对相符的发票及时进行账务处理。对于核对有差异部份按企业的相关流程和制度进行处理。并按采购定单或合同的相关供应商的账期等付款条件，定期出具明细到发票的应付账款账龄分析表，用于企业的现金流付款计划。配合成本会计等对相应供应商的材料成本的价格进行分析，为企业的采购提供决策依据。在企业支付货款时，向供应商直接或通过相关部门给予付款明细，按发票对应付账款进行及时的核销。在企业资金紧张或其他原因等特别情况时，对应付账款中的逾未付款部份，及时将相关信息提交相关部门，并配合相关部门与供应商沟通，取得供应商的支持。还有年未或定期对相关供应商的信用进行评级或分析。为相关部门提供供应商的决策提供依据。 三、“应付账款会计”应具备的相关知识和能力： （一）财税方面知识和能力：掌握会计准则和会计制度中所有与应付账款有关的知识。掌握增值税、营业税、所得税等相关税法中与应付账款有关的知识。掌握财务分析的日常在应付账款中的运用。掌握现金流相关知识。掌握发票等票据的相关知识，掌握各种银行票据的相关知识。 （二）业务方面知识和能力：信用管理相关知识。法律方面与应付账款相关知识。贸易方面与应付账款相关知识。 （三）沟通能力相关知识和能力：应付账款与内部相关部门的沟通。应付账款与外部客户的沟通。 （四）“应付账款会计”在“现金流”管理中的有很大作用，现金日常流出的都要通过“应付账款”。“应付账款会计”可以在日常“现金流”管理中，提供企业材料流出、固定资产、低值易耗品等“现金流”预测与实际的对比表，供应商信用分析表等相关信息，并据此制作出相对精确的应付账款付款计划，财务经理等相关人员可以据此做为依据，做出企业的“现金流”预测和付款决策。并可以据此做出考核采购人员的账期指标等。

SAP软件做的会计分录如下：一、 采购接收入库和退货：1.接收： 借：材料采购 （订单价格）贷：应计负债（订单价格）2.入库： 借：原材料（标准成本）贷：材料采购（订单价格）借或贷：材料成本差异＿材料订单价格3.退货至接收时产生与上面第2步相反的分录，退货至供货商时产生与上面第1步相反的分录。二、 子库存转移：只有转出子库产生分录借：原材料（自制半成品、库存商品）贷：原材料（自制半成品、库存商品）三、 杂项事务处理：1.库存增加：借：原材料（自制半成品、库存商品） 贷：账户别名（或自定义账户）2.库存减少：与上面相反的分录四、 采购发票匹配： 借：应计负债（订单价格）应交税金＿增值税＿进项税贷：应付帐款（发票价格）借或贷：材料成本差异＿材料发票价格差异五、 生产环节：1. 标准工单：① 标准工单领料：借：生产成本＿直接生产成本＿材料贷：原材料（自制半成品、库存商品）② 标准工单退料：与上面相反的分录③ 标准工单资源事务处理（即人工）：系统会自动核算一笔，基于在定义资源时的吸收账户为“生产成本＿直接生产成本＿直接人工”，系统产生以下分录：借：生产成本＿直接生产成本＿直接人工（包含成本中心信息）贷：生产成本＿直接生产成本＿直接人工（值为零，且只有装配件定义了资源、工艺路线的工单才会产生此分录）因此，在总帐模块处理实际人工和制造费用时，建议：借：生产成本＿生产成本差异＿人工（实发工资）贷：应付工资借：生产成本＿生产成本差异＿费用（实际发生的制造费用）贷：制造费用④ 标准工单完工入库：借：原材料（自制半成品、库存商品）贷：生产成本＿直接生产成本＿直接材料生产成本＿直接生产成本＿直接人工生产成本＿直接生产成本＿直接费用（仅库存商品会有人工和费用科目）⑤ 如果按照标准成本生产，即发生成本和冲减成本一致，则工单关闭时没有差异；⑥ 工单关闭时，如果材料的发生成本比冲减成本大，即多耗料：借：生产成本＿生产成本差异＿材料贷：生产成本＿直接生产成本＿直接材料如果少耗料则产生相反分录。生产环节只产生量差，不产生价差。⑦ 工单关闭时，对于人工和费用产生的分录恒定为：借：生产成本＿直接生产成本＿直接人工（标准）生产成本＿直接生产成本＿直接费用（标准）贷：生产成本＿生产成本差异＿人工生产成本＿生产成本差异＿费用2. 非标工单：（对一般性分录不归纳，如领材料等）① 有完工入库的非拆卸工单发出成品时：借：生产成本＿直接生产成本＿直接材料（标准）生产成本＿直接生产成本＿直接人工（标准）生产成本＿直接生产成本＿直接费用（标准）贷：产成品完工入库时：借：库存商品贷：生产成本＿直接生产成本＿直接材料（标准）生产成本＿直接生产成本＿直接人工（标准）生产成本＿直接生产成本＿直接费用（标准）关闭时：借：生产成本＿直接生产成本＿直接人工（标准）生产成本＿直接生产成本＿直接费用（标准）贷：生产成本＿生产成本差异＿人工生产成本＿生产成本差异＿费用借：生产成本＿生产成本差异＿材料贷：生产成本＿直接生产成本＿直接人工（标准）生产成本＿直接生产成本＿直接费用（标准）② 拆卸工单：发出成品，同上；发放负组件：借：原材料（自制半成品）贷：生产成本＿直接生产成本＿直接材料返还负组件，产生与之相反分录；关闭时：借：生产成本＿生产成本差异＿材料贷：生产成本＿直接生产成本＿直接材料（标准）生产成本＿直接生产成本＿直接人工（标准）生产成本＿直接生产成本＿直接费用（标准）3. 其它委外加工、外协加工、编码拆分等类型类似工单处理（因为科目设置一样）六、 销售环节：1. 挑库：借：分期收款发出商品 贷：库存商品（自制半成品、原材料）2. 发运：借：分期收款发出商品 贷：分期收款发出商品七、 成本更新：1. 对库存的影响：如果单位成本增加，则借：原材料（自制半成品、库存商品）贷：材料成本差异＿材料成本更新差异如果单位成本降低，则产生相反分录2. 对在制品的影响，需要区分不同的工单状态① 工单已发放状态，组件尚未发，装配件未入库，装配件物料、人工和制造费用及组件的更新均不产生影响；② 工单已发放状态，组件已发，未有装配件入库，装配件物料、人工和制造费用的更新不产生影响，某组件的成本更新会产生影响，借（贷）：生产成本＿直接生产成本＿直接材料贷（借）：生产成本＿生产成本差异＿在制品成本③ 工单已发放状态，组件已发，装配件部分入库，如果是装配件某一组件更新引起装配件成本更新，则组件和装配件的更新都会产生影响：（组件成本增加）组件产生的影响：借：生产成本＿直接生产成本＿直接材料（已发料数量*更新值）贷：生产成本＿生产成本差异＿在制品成本装配件产生的影响：借：生产成本＿生产成本差异＿在制品成本贷：生产成本＿直接生产成本＿直接材料（已入库数量*更新值）对于以后再入库的按新装配件成本冲减。组件成本减少产生相反分录。④ 工单已发放状态，组件已发，装配件部分入库，物料没有更新，装配件的资源或制造费用更新（人工定义非累计的更新）对已入库部分产生影响：成本增加：借：生产成本＿生产成本差异＿在制品成本贷：生产成本＿直接生产成本＿直接人工（已入库数量*更新值）（或贷：生产成本＿直接生产成本＿直接费用）成本减少产生相反分录。⑤ 工单已完成状态，组件已发，某个组件更新（但装配件并没更新），对组件的发料会产生影响：成本增加：借：生产成本＿直接生产成本＿直接材料（已发料数量*更新值）贷：生产成本＿生产成本差异＿在制品成本成本减少产生相反分录。⑥ 工单已完成状态，组件已发，某个组件更新引起装配件物料成本更新，对组件发放和装配件入库都会产生影响：成本增加：借：生产成本＿直接生产成本＿直接材料（已发料数量*更新值）贷：生产成本＿生产成本差异＿在制品成本借：生产成本＿生产成本差异＿在制品成本贷：生产成本＿直接生产成本＿直接材料（入库数量*更新值）成本减少产生相反分录。⑦ 工单已完成状态，组件已发，物料没有更新，资源或制造费用更新（人工定义非累计）：成本增加：借：生产成本＿生产成本差异＿在制品成本贷：生产成本＿直接生产成本＿直接人工（直接费用）成本减少产生相反分录。八、 根据开票信息在总帐结转销售成本：借：主营业务成本（其它业务支出＿材料） 贷：分期收款发出商品九、 汇总各个差异账户，按规则在总帐中分摊。1.采购验收作业，产生会计分录如下：(借)：收货科目 (Receiving Inventory) @ PO Price (贷)：存货AP应计额 (Inventory AP Accrual) @ PO Price2.入库作业，有应付帐款立帐信息，则依循立帐信息，无立帐信息，则采用采购单信息，产生会计分录如下 (假设有应付帐款立帐信息)：(借)：原物料科目 (Material Account) @应付帐款立账本币金额 (贷)：收货科目 (Receiving Inventory) @ PO Price (借 或 贷)：商业发票价格差异(Invoice Price Variance, IPV) 采购单汇差收益/损失(Rate Variance Gain/Loss)3.应付帐款立帐作业，产生会计分录如下：(借)：存货AP应计额 (Inventory AP Accrual) @ PO Price (贷)：应付帐款科目 @应付帐款立账本币金额 (借 或 贷)：商业发票价格差异(Invoice Price Variance, IPV) 采购单汇差收益/损失(Rate Variance Gain/Loss)4. 在周期性成本之下，若原物料采购的发票在立帐时有做Match Receipt的动作，则周期性成本会将此发票的商业发票价格差异(IPV)转变成原物料成本，但若本期的发票Match前期的Receipt，则此发票 产生的IPV将不会被周期性成本纳入本期的料件成本计算.

--1.发票创建时生成数据如下表--发票主表SELECT * FROM AP_INVOICES_ALL A WHERE A.INVOICE_NUM = '20111213001';--发票分配表SELECT * FROM AP_INVOICE_DISTRIBUTIONS_ALL B WHERE B.INVOICE_ID = 697444;--发票付款计划表SELECT * FROM AP_PAYMENT_SCHEDULES_ALL C WHERE C.INVOICE_ID = 697444; --From ap_invoices_all.invoice_id--2.发票验证并创建会计科目时产生的数据如下表--发票验证时产生的数据SELECT * FROM AP_ACCOUNTING_EVENTS_ALL D WHERE D.SOURCE_ID = 697444 AND D.SOURCE_TABLE = 'AP_INVOICES'; --From ap_invoices_all.invoice_id--发票创建会计科目时产生的分录SELECT * FROM AP_AE_HEADERS_ALL E WHERE E.ACCOUNTING_EVENT_ID = 1093101; --From AP_ACCOUNTING_EVENTS_ALL.souce_id = invoice_idSELECT * FROM AP_AE_LINES_ALL G WHERE G.AE_HEADER_ID = 1088969;--3.发票分录查询(SOURCE_TABLE栏位分别是AP_INVOICE_DISTRIBUTIONS和AP_INVOICES，代表发票的分录和发票分配的分录)SELECT AAL.SOURCE_TABLE ,AAL.* FROM AP_INVOICES_ALL AIA ,AP_ACCOUNTING_EVENTS_ALL AAE ,AP_AE_HEADERS_ALL AAH ,AP_AE_LINES_ALL AAL WHERE AIA.INVOICE_NUM = '20111213001' AND AIA.INVOICE_ID = AAE.SOURCE_ID AND AAE.SOURCE_TABLE = 'AP_INVOICES' AND AAH.ACCOUNTING_EVENT_ID = AAE.ACCOUNTING_EVENT_ID AND AAH.AE_HEADER_ID = AAL.AE_HEADER_ID;--4.发票付款时产生的数据如下表SELECT * FROM AP_INVOICE_PAYMENTS_ALL F WHERE F.INVOICE_ID = 697444;--CHECK_ID From AP_INVOICE_PAYMENTS_ALLSELECT * FROM AP_CHECKS_ALL H WHERE H.CHECK_ID = 2357756; --CHECK_ID From AP_INVOICE_PAYMENTS_ALL.CHECK_ID--ACCOUNTING_EVENT_ID From AP_INVOICE_PAYMENTS_ALL.ACCOUNTING_EVENT_IDSELECT * FROM AP_ACCOUNTING_EVENTS_ALL D WHERE D.ACCOUNTING_EVENT_ID = 1086193; --ACCOUNTING_EVENT_ID From AP_INVOICE_PAYMENTS_ALL.ACCOUNTING_EVENT_ID--5.付款分录查询SELECT AAL.* FROM AP_CHECKS_ALL ACA ,AP_ACCOUNTING_EVENTS_ALL AAE -- ,AP_INVOICE_PAYMENTS_ALL AIP ,AP_AE_HEADERS_ALL AAH ,AP_AE_LINES_ALL AAL WHERE ACA.CHECK_ID = AAE.SOURCE_ID AND AAE.SOURCE_TABLE = 'AP_CHECKS' AND AAE.ACCOUNTING_EVENT_ID = AAH.ACCOUNTING_EVENT_ID AND AAH.AE_HEADER_ID = AAL.AE_HEADER_ID -- AND AAL.SOURCE_ID = AIP.INVOICE_PAYMENT_ID--负债科目 --AND AAL.SOURCE_ID = ACA.CHECK_ID--现金科目 AND AAH.ACCOUNTING_DATE >= TO_DATE('20110907' ,'yyyymmdd') AND AAH.ACCOUNTING_DATE < TO_DATE('20110908' ,'yyyymmdd') AND AAH.GL_TRANSFER_FLAG = 'Y' AND AAH.ORG_ID = 236;--6. 发票核销预付款发票的金额SELECT AID1.ROWID ROW_ID ,AID1.INVOICE_ID INVOICE_ID ,AID1.INVOICE_DISTRIBUTION_ID INVOICE_DISTRIBUTION_ID ,AID1.PREPAY_DISTRIBUTION_ID PREPAY_DISTRIBUTION_ID ,AID1.DISTRIBUTION_LINE_NUMBER PREPAY_DIST_NUMBER ,(-1) * AID1.AMOUNT PREPAY_AMOUNT_APPLIED ,NVL(AID2.PREPAY_AMOUNT_REMAINING ,AID2.AMOUNT) PREPAY_AMOUNT_REMAINING ,AID1.DIST_CODE_COMBINATION_ID DIST_CODE_COMBINATION_ID ,AID1.ACCOUNTING_DATE ACCOUNTING_DATE ,AID1.PERIOD_NAME PERIOD_NAME ,AID1.SET_OF_BOOKS_ID SET_OF_BOOKS_ID ,AID1.DESCRIPTION DESCRIPTION ,AID1.PO_DISTRIBUTION_ID PO_DISTRIBUTION_ID ,AID1.RCV_TRANSACTION_ID RCV_TRANSACTION_ID ,AID1.ORG_ID ORG_ID ,AI.INVOICE_NUM PREPAY_NUMBER ,AI.VENDOR_ID VENDOR_ID ,AI.VENDOR_SITE_ID VENDOR_SITE_ID ,ATC.TAX_ID TAX_ID ,ATC.NAME TAX_CODE FROM AP_INVOICES_ALL AI ,AP_INVOICE_DISTRIBUTIONS_ALL AID1 ,AP_INVOICE_DISTRIBUTIONS_ALL AID2 ,AP_TAX_CODES ATC WHERE AID1.PREPAY_DISTRIBUTION_ID = AID2.INVOICE_DISTRIBUTION_ID AND AI.INVOICE_ID = AID2.INVOICE_ID AND AID1.AMOUNT < 0 AND NVL(AID1.REVERSAL_FLAG ,'N') != 'Y' AND AID1.TAX_CODE_ID = ATC.TAX_ID(+) AND AID1.LINE_TYPE_LOOKUP_CODE = 'PREPAY' AND AID1.INVOICE_ID = 676404; --发票ID--6. 预付款发票核销发票的金额SELECT AID1.ROWID ROW_ID ,AID1.INVOICE_ID INVOICE_ID ,AID1.INVOICE_DISTRIBUTION_ID INVOICE_DISTRIBUTION_ID ,AID1.PREPAY_DISTRIBUTION_ID PREPAY_DISTRIBUTION_ID ,AID2.DISTRIBUTION_LINE_NUMBER PREPAY_DIST_NUMBER ,(-1) * AID1.AMOUNT PREPAY_AMOUNT_APPLIED ,AID1.DIST_CODE_COMBINATION_ID DIST_CODE_COMBINATION_ID ,AID1.ACCOUNTING_DATE ACCOUNTING_DATE ,AID1.PERIOD_NAME PERIOD_NAME ,AID1.SET_OF_BOOKS_ID SET_OF_BOOKS_ID ,AID1.DESCRIPTION DESCRIPTION ,AID1.PO_DISTRIBUTION_ID PO_DISTRIBUTION_ID ,AID1.RCV_TRANSACTION_ID RCV_TRANSACTION_ID ,AID1.ORG_ID ORG_ID ,AI.INVOICE_NUM INVOICE_NUM ,AI.VENDOR_ID VENDOR_ID ,AI.VENDOR_SITE_ID VENDOR_SITE_ID ,ATC.TAX_ID TAX_ID ,ATC.NAME TAX_CODE ,AID2.INVOICE_ID PREPAY_ID FROM AP_INVOICES_ALL AI ,AP_INVOICE_DISTRIBUTIONS_ALL AID1 ,AP_INVOICE_DISTRIBUTIONS_ALL AID2 ,AP_TAX_CODES ATC WHERE AID1.PREPAY_DISTRIBUTION_ID = AID2.INVOICE_DISTRIBUTION_ID AND AI.INVOICE_ID = AID1.INVOICE_ID AND AID1.AMOUNT < 0 AND NVL(AID1.REVERSAL_FLAG ,'N') != 'Y' AND AID2.TAX_CODE_ID = ATC.TAX_ID(+) AND AID1.LINE_TYPE_LOOKUP_CODE = 'PREPAY' AND AID2.INVOICE_ID = 676444 --预付款发票ID AND AI.INVOICE_TYPE_LOOKUP_CODE NOT IN ('PREPAYMENT' ,'CREDIT' ,'DEBIT');--发票是否被验证的脚本/*BEGINfnd_client_info.set_org_context(236);END;*/SELECT AP_INVOICES_PKG.GET_APPROVAL_STATUS(AI.INVOICE_ID ,AI.INVOICE_AMOUNT ,AI.PAYMENT_STATUS_FLAG ,AI.INVOICE_TYPE_LOOKUP_CODE) --发票是否已验证，已验证的状态为APPROVED ,AI.* FROM AP_INVOICES_ALL AI WHERE AI.INVOICE_NUM IN ('2011110888' ,'20111202001');--应付发票及付款日记账分录追溯--日记账分录SELECT AAL.* ,GJL.* FROM AP_AE_HEADERS_ALL AAH ,AP_AE_LINES_ALL AAL ,GL_JE_HEADERS GJH ,GL_JE_LINES GJL WHERE AAH.AE_HEADER_ID = AAL.AE_HEADER_ID AND GJH.JE_HEADER_ID = GJL.JE_HEADER_ID AND GJL.GL_SL_LINK_ID = AAL.GL_SL_LINK_ID AND GJH.JE_SOURCE = 'Payables' AND GJH.PERIOD_NAME = 'Dec-11' AND AAH.AE_HEADER_ID = 1097269;--发票匹配接收时与接收的关联关系SELECT A.RCV_TRANSACTION_ID--rcv_transactions.transaction_id ,A.PO_DISTRIBUTION_ID ,A.* FROM AP_INVOICE_DISTRIBUTIONS_ALL A WHERE A.INVOICE_ID = 703771;--应付总账分录追溯到付款SELECT DISTINCT ACA.CHECK_NUMBER ,(SELECT INVOICE_NUM FROM AP_INVOICES_ALL AIA WHERE AIA.INVOICE_ID = AIP.INVOICE_ID) INVOICE_NUM FROM AP_AE_HEADERS_ALL AAH ,AP_AE_LINES_ALL AAL ,GL_JE_HEADERS GJH ,GL_JE_LINES GJL ,GL_JE_BATCHES GJB ,AP_CHECKS_ALL ACA ,AP_ACCOUNTING_EVENTS_ALL AAE ,AP_INVOICE_PAYMENTS_ALL AIP WHERE AAH.AE_HEADER_ID = AAL.AE_HEADER_ID AND GJH.JE_HEADER_ID = GJL.JE_HEADER_ID AND GJL.GL_SL_LINK_ID = AAL.GL_SL_LINK_ID AND GJH.JE_SOURCE = 'Payables' AND GJB.JE_BATCH_ID = GJH.JE_BATCH_ID AND ACA.CHECK_ID = AAE.SOURCE_ID AND AAE.SOURCE_TABLE = 'AP_CHECKS' AND AAE.ACCOUNTING_EVENT_ID = AAH.ACCOUNTING_EVENT_ID AND AIP.CHECK_ID = ACA.CHECK_ID AND GJH.PERIOD_NAME = 'Jan-12' AND GJB.NAME = '12.01.11报销 51026 Payables 25920611: A 4855700';-- AND gjh.name = '800346773 Purchase Invoices CNY'--应付总账分录追溯到发票SELECT DISTINCT AIA.INVOICE_NUM FROM AP_AE_HEADERS_ALL AAH ,AP_AE_LINES_ALL AAL ,GL_JE_HEADERS GJH ,GL_JE_LINES GJL ,GL_JE_BATCHES GJB ,AP_INVOICES_ALL AIA ,AP_ACCOUNTING_EVENTS_ALL AAE WHERE AAH.AE_HEADER_ID = AAL.AE_HEADER_ID AND GJH.JE_HEADER_ID = GJL.JE_HEADER_ID AND GJL.GL_SL_LINK_ID = AAL.GL_SL_LINK_ID AND GJH.JE_SOURCE = 'Payables' AND GJB.JE_BATCH_ID = GJH.JE_BATCH_ID AND AIA.INVOICE_ID = AAE.SOURCE_ID AND AAE.SOURCE_TABLE = 'AP_INVOICES' AND AAH.ACCOUNTING_EVENT_ID = AAE.ACCOUNTING_EVENT_ID AND GJH.PERIOD_NAME = 'Jan-12' AND GJB.NAME = '12.01.11报销 51026 Payables 25920611: A 4855700'-- AND gjh.name = '800346773 Purchase Invoices CNY'

1、进入SAP软件主页，可以在事务代码框那里输入FS00进行回车。

2、等来到一个新的界面以后，需要点击总账科目的相关按钮。

3、这个时候，需要在G/L详细注释那里输入管理进行回车。

4、下一步会自动进行操作，这样一来即可达到做会计分录的目的了。

扩展资料

SAP常用模块

一、ABAP。这是SAP中最为重要的模块，是一款高级的编程语言，为程序员提供方便、快捷、无流量压力的工作成效。其本身对于其他模块的联系也是最密不可分的，所有模块都是在此模块的基础上进行的。不过想要成为该模块的专家，需要的努力是不可少的。

二、财务管理。对于会计专业的人才来说，在应用这方面应该已经熟能生巧了。因此学习SAP也就容易了许多。对于资产负债的权衡、对于会计账目的规划、对于会计报表的制作，通过SAP软件也将方便许多。

三、人力资源类型。大公司往往员工众多，光靠人力部门人工管理、排序也是极为辛苦的，对着厚厚的名单，一般得花很长时间才能管理好人员分配。对于旧问题的未处理与新问题的不断出现，人力部门总是压力很大。

在应用SAP软件系统化地帮助管理人力事物之后，依靠人工去统计的数据就减少了，SAP能依照具体情况制定出一系列的计划，帮助提高公司运营。

四、采购销售。SAP中重要模块之一，涉及到物料、供应商、客户之间的关系、数据、信息的维护和运行。