如何填会计账簿

依据《会计基础工作规范》第六十条规定(以下简称《规范》)，登记会计账簿的基本要求是：(1)准确完整。登记会计账簿时，应当将会计凭证日期、编号、业务内容摘要、金额和其他有关资料逐项记入帐内，做到数字准确、摘要清楚、登记及时、字迹工整。每一项会计事项，一方面要记入有关的总帐，另一方面要记入该总帐所属的明细帐。账簿记录中的日期，应该填写记帐凭证上的日期;以自制的原始凭证，如收料单、领料单等，作为记帐依据的，账簿记录中的日期应按有关自制凭证上的日期填列。登记账簿要及时，但对各种账簿的登记间隔应该多长，《规范》未作统一规定。一般说来，这要看本单位所采用的具体会计核算形式而定。(2)注明记帐符号。“登记完毕后，要在记帐凭证上签名或者盖章，并注明已经登帐的符号，表示已经记帐。”在记帐凭证上设有专门的栏目供注明记帐的符号，以免发生重记或漏记。(3)书写留空。“账簿中书写的文字和数字上面要留有适当空格，不要写满格，一般应占格距的二分之一。”这样，在一旦发生登记错误时，能比较容易地进行更正，同时也方便查帐工作。(4)正常记帐使用蓝黑墨水。“登记账簿要用蓝黑墨水或者碳素墨水书写，不得使用圆珠笔(银行的复写账簿除外)或者铅笔书写。”在会计上，数字的颜色是重要的语素之一，它同数字和文字一起传达出会计信息。如同数字和文字错误会表达错误的信息，书写墨水的颜色用错了，其导致的概念混乱也不亚于数字和文字错误。(5)特殊记帐使用红墨水。“下列情况，可以用红色墨水记帐：1.按照红字冲帐的记帐凭证，冲销错误记录;2.在不设借贷等栏的多栏式帐页中，登记减少数;3.在三栏式帐户的余额栏前，如未印明余额方向的，在余额栏内登记负数余额;4.根据国家统一会计制度的规定可以用红字登记的其他会计记录。”在这几种情况下使用红色墨水记帐是会计工作中的惯例。财政部会计司编辑的《会计制度补充规定及问题解答(第一辑)》，在解答“应交税金——应交增值税”明细帐户的设置方法时，对使用红色墨水登记的情况作了一系列较为详尽的说明：在“进项税额”专栏中用红字登记退回所购货物应冲销的进项税额;在“已交税金”专栏中用红字登记退回多交的增值税额;在“销项税额”专栏中用红字登记退回销售货物应冲销的销项税额，以及在“出口退税”专栏中用红字登记出口货物办理退税后发生退货或者退关而补交已退的税款。(6)顺序连续登记。“各种账簿按页次顺序连续登记，不得跳行、隔页。如果发生跳行、隔页，应当将空行、空页划线注销，或者注明‘此行空白’、‘此页空白’字样，并由记帐人员签名或者盖章。”这对堵塞在账簿登记中可能出现的漏洞，是十分必要的防范措施。(7)结出余额。“凡需要结出余额的帐户，结出余额后，应当在‘借或贷’等栏内写明‘借’或者‘贷’等字样。没有余额的帐户，应当在‘借或贷’等栏内写‘平’字，并在余额栏内用‘0’表示。现金日记帐和银行存款日记帐必须逐日结出余额。”一般说来，对于没有余额的帐户，在余额栏内标注的‘0’应当放在“元”位。(8)过次承前。“每一帐页登记完毕结转下页时，应当结出本页合计数及余额，写在本页最后一行和下页第一行有关栏内，井在摘要栏内注明‘过次页’和‘承前页’字样;也可以将本页合计数及金额只写在下页第一行有关栏内，并在摘要栏内注明‘承前页’字样。”也就是说，“过次页”和“承前页”的方法有两种：一是在本页最后一行内结出发生额合计数及余额，然后过次页并在次页第一行承前页;二是只在次页第一行承前页写出发生额合计数及余额，不在上页最后一行结出发生额合计数及余额后过次页。(9)定期打印。《规范》第六十一条对实行会计电算化的单位提出了打印上的要求：“实行会计电算化的单位，总帐和明细帐应当定期打印”;“发生收款和付款业务的，在输入收款凭证和付款凭证的当天必须打印出现金日记帐和银行存款日记帐，并与库存现金核对无误。”因为在以机器或其他磁性介质储存的状态下，各种资料或数据的直观性不强，而且信息处理的过程不明，不便于进行某些会计操作和进行内部或外部审计，对会计信息的安全和完整也不利。

会计账簿的格式与登记方法： 1.日记账的格式与登记方法： 日记账是按照经济业务发生或完成的时间先后顺序逐日逐笔进行登记的账簿。 (1)库存现金日记账的格式与登记方法： 库存现金日记账是用来核算和监督库存现金日常收、付和结存情况的序时账簿。库存现金日记账的格式主要是三栏式，库存现金日记账必须使用订本账。 三栏式库存现金日记账： 三栏式库存现金日记账是用来登记库存现金的增减变动及其结果的日记账。设借方、贷方和余额三个金额栏目，一般将其分别称为收入、支出和结余三个基本栏目。 三栏式库存现金日记账是由出纳人员根据库存现金收款凭证、库存现金付款凭证以及银行存款的付款凭证，按照库存现金收、付款业务和银行存款付款业务发生时间的先后顺序逐日逐笔登记。 (2)银行存款日记账的格式与登记方法： 银行存款日记账是用来核算和监督银行存款每日的收入、支出和结余情况的账簿。银行存款日记账应按企业在银行开立的账户和币种分别设置，每个银行账户设置一本日记账。由出纳人员根据与银行存款收付业务有关的记账凭证，按时间先后顺序逐日逐笔进行登记。根据银行存款收款凭证和有关的库存现金付款凭证登记银行存款收入栏，根据银行存款付款凭证登记其支出栏，每日结出存款余额。 2.总分类账的格式与登记方法： 总分类账的格式： 总分类账是指按照总分类账户分类登记以提供总括会计信息的账簿。总分类账最常用的格式为三栏式，设有借方、贷方和余额三个金额栏目。 总分类账的登记方法： 总分类账的登记方法因登记的依据不同而有所不同。经济业务少的小型单位的总分类账可以根据记账凭证逐笔登记;经济业务多的大中型单位的总分类账可以根据记账凭证汇总表(又称科目汇总表)或汇总记账凭证等定期登记。 3.明细分类账的格式与登记方法： 明细分类账是根据有关明细分类账户设置并登记的账簿，一般采用活页式账簿、卡片式账簿。明细分类账一般根据记账凭证和相应的原始凭证来登记。 根据各种明细分类账所记录经济业务的特点，明细分类账的常用格式主要有以下三种： (1)三栏式： 三栏式账页是设有借方、贷方和余额三个栏目，用以分类核算各项经济业务，提供详细核算资料的账簿，其格式与三栏式总账格式相同。 (2)多栏式： 多栏式账页是将属于同一个总账科目的各个明细科目合并在一张账页上进行登记，即在这种格式账页的借方或贷方金额栏内按照明细项目设若干专栏。这种格式适用于收入、成本、费用类账户的明细核算。 (3)数量金额式： 数量金额式账页适用于既要进行金额核算又要进行数量核算的账户，如原材料、库存商品等存货账户，其借方(收入)、贷方(发出)和余额(结存)都分别设有数量、单价和金额三个专栏。 数量金额式账页提供了企业有关财产物资数量和金额收、发、存的详细资料，从而能加强财产物资的实物管理和使用监督，保证这些财产物资的安全完整。

填制会计凭证后之所以还要设置和登记账簿，是由于二者虽然都是用来记录经济业务，但二者具有的作用不同。在会计核算中，对每一项经济业务，都必须取得和填制会计凭证，因而会计凭证数量很多，又很分散，而且每张凭证只能记载个别经济业务的内容，所提供的资料是零星的，不能全面、连续、系统地反映和监督一个经济单位在一定时期内某一类和全部经济业务活动情况，且不便于日后查阅。因此，为了给经济管理提供系统的会计核算资料，各单位都必须在凭证的基础上设置和运用登记账簿的方法，把分散在会计凭证上的大量核算资料，加以集中和归类整理，生成有用的会计信息，从而为编制会计报表、进行会计分析以及审计提供主要依据。会计账簿意义1.通过账簿的设置和登记，记载、储存会计信息会计账簿将会计凭证所记录的经济业务记入有关账簿，可以全面反映会计主体在一定时期内所发生的各项资金运动，储存所需要的各项会计信息。2.通过账簿的设置和登记、分类、汇总会计信息账簿由不同的相互关联的账户所构成，通过账簿记录，一方面可以分门别类地反映各项会计信息，提供一定时期内经济活动的详细情况；另一方面可以通过发生额、余额计算，提供各方面所需要的总括会计信息，反映财务状况及经营成果。3.通过账簿的设置和登记，检查、校正会计信息会计账簿账簿记录是会计凭证信息的进一步整理。4.通过账簿的设置和登记，编表、输出会计信息为了反映一定日期的财务状况及一定时期的经营成果，应定期进行结账工作，进行有关账簿之间的核对，计算出本期发生额和余额，据以编制会计报表，向有关各方提供所需要的会计信息。

一、会计账簿阿拉伯数字的书写要求 1.在会计账簿上阿拉伯数字应一个一个地写，不得连笔写，特别是在连着写几个“0”时，一定要单个地写，不能将几个“0”连在一起一笔写完，数字的排列要整齐，数字之间的空隙应均匀，不宜过大。 2.根据习惯，阿拉伯数字在书写时应有一定的斜度。倾斜角度的大小应以笔顺书写方便，好看易认为准，不宜过大也不宜过小，一般可掌握在60度左右，即数码的中心斜线与底平线为60度的夹角。此外，阿拉伯数字的书写还应有高度标准，一般要求数字的高度占凭证横格高度的1／2为宜。书写时还要注意紧靠横格底线，使上方能留出一定空位，这样，以便于一旦发生错误时，能比较容易地进行更正。 3.会计账簿上一些特殊数字的书写，如：“6”的竖划应上提为一般数字的1/4，“7”、“9”的竖划可以下拉出格至一般数字的1/4。 二、会计账簿货币符号的书写要求 1.阿拉伯数字前面应当书写货币币种符号或者货币名称。币种符号与阿拉伯数字之间不得留有空白，凡阿拉伯数字前写有货币符号的，数字后面不再写货币单位。 2.所有以元为单位的阿拉伯数字除表示单价等情况外，一律填写到角分，无角分的，角位和分位可写“00”，或者符号“—”。有角无分的，分位应当写“0”，不得用符号“—”代替。 三、会计账簿汉字大写数字的书写要求 1.汉字大写数字金额如：零、壹、贰、叁、肆、伍、陆、柒、捌、玖、拾、佰、仟、万、亿等。一律用正楷或者行书书写，不得用“0、一、二、三、四、五、六、七、八、九、十”等简化字代替，或者用“另”代替“零”，以“两”代替“贰”，以“廿”代替“贰拾”。 2.大写金额数字到“元”或者“角”为止的，在“元”或者“角”之后应当书写“整”或者“正”字。大写金额数字有分的，文字后面不写“整”或者“正”字。"例如，人民币35680元，大写金额数字应为，"人民币叁万伍仟陆佰捌拾元整"，或为，"人民币叁万伍仟陆佰捌拾元正"；又如，人民币471．90元，大写金额数字应为，"人民币肆佰柒拾壹元玖角整"，或为，"人民币肆佰柒拾壹元玖角正"；再如，人民币2308．66元，大写金额数字应为，"人民币贰仟叁佰零捌元陆角陆分"。 3.大写金额数字前没有印上货币名称的，应当加填货币名称（人民币），货币名称与金额数字之间不得留有空白。如：人民币1723元应当写成“人民币壹仟柒佰贰拾叁元整”。 4.零字的写法。会计账簿上面阿拉伯金额数字中间有“0“时，汉字大写金额要写”零“；阿拉伯金额数字中间连续有几个”0“时，汉字大写金额中可以只写一个”零“；阿拉伯金额数字元位是”0“时，或者数字金额中连续有几个”0“，元位也是”0“；但角位不是”0“时，汉字大写金额可以只写一个”零“字，也可以不写”零“字。例如： 人民币105846元，应写成"人民币壹拾万零伍仟捌佰肆拾陆元正"； 人民币1000846元，应写成"人民币壹佰万零捌佰肆拾陆元正"； 人民币1860．96元，可以写成"人民币壹仟捌佰陆拾元零玖角陆分"，也可以写成"人民币壹仟捌佰陆拾元玖角陆分"；人民币86000．80元，可以写成"人民币捌万陆仟元零捌角整"，也可以写成"人民币捌万陆仟元捌角正"。 5.表示位的文字前必须有数字，如数字为拾几、拾几万时，大写数字写时应有“壹”字，因为“拾”字代表位数，而不是数字。例如拾元整，在会计账簿上应写为：壹拾元整，又如18元，应写成：壹拾捌元整