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会计账簿分为订本账、活页账和卡片账的依据是外形特征。账簿按其外形特征不同可分为订本账、活页账和卡片账三种。1.订本账。订本账是启用之前就已将账页装订在一起,并对账页进行了连续编号的账簿。订本账的优点是能避免账页散失和防止抽换账页;其缺点是不能准确为各账户预留账页。这种账簿一般适用于总分类账、现金日记账、银行存款日记账。2.活页账。活页账是在账簿登记完毕之前并不固定装订在一起,而是装在活页账夹中。当账簿登记完毕之后(通常是一个会计年度结束之后),才将账页予以装订,加具封面,并给各账页连续编号。这类账簿优点是记账时可以根据实际需要,随时将空白账页装入账簿,或抽取不需要的账页,可根据需要增减账页,便于分工记账;其缺点是如果管理不善,可能会造成账页散失或故意抽换账页。通常各种明细分类账一般采用活页账形式。3.卡片账。卡片账是将账户所需格式印刷在硬卡上。严格说,卡片账也是一种活页账。
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一本会计账簿需要塞的内容即包括内容有:(1)封皮。(2)扉页,或使用登记表,明细账中称经管人员一览表①单位或使用者名称,即会计主体名称,与公章内容一致。②印鉴,即单位公章。③使用账簿页数,在本年度结束(12月31日)据实填写。④经管人员,盖相关人员个人名章。另外记账人员更换时,应在交接记录中填写交接人员姓名、经管及交出时间和监交人员职务、姓名。⑤粘贴印花税票并划双横线,除实收资本、资本公积按万分之五贴花,其他账簿均按5元每本贴花。另外,如果明细账分若干本的话,还需在经管人员一览表中填列账簿名称。(3)总分类账的账户目录总分类账外形采用订本式,印刷时已事先在每页的左上角或右上角印好页码。但由于所有账户均须在一本总账上体现,故应给每个账户预先留好页码。如“库存现金”用第1、2页,“银行存款”用第3、4、5、6页,根据单位具体情况设置。并要把科目名称及其页次填在账户目录中。明细分类账由于采用活页式账页,在年底归档前可以增减账页,故不用非常严格的预留账页。现金或银行存款日记账各自登记在一本上,故不存在预留账页的情况。(4)账页(不存在期初余额)现金和银行存款日记账不用对账页特别设置。①总账账页按资产、负债、所有者权益、成本、收入、费用的顺序把所需会计科目名称写在左上角或右上角的横线上,或直接加盖科目章。②明细账账页按资产、负债、所有者权益、成本、收入、费用的顺序把所需会计科目名称写在左(右)上角或中间的横线上,或直接加盖科目章,包括根据企业具体情况分别设置的明细科目名称。另外对于成本、收入、费用类明细账还需以多栏式分项目列示,如“管理费用”借方要分成:办公费、交通费、电话费、水电费、工资等项列示,具体的是按企业管理需要,即费用的分析项目列示,每个企业可以不相同。另外,为了查找、登记方便,在设置明细账账页时,每一账户的第一张账页外侧粘贴口取纸,并各个账户错开粘贴。当然口取纸上也要写出会计科目名称。一般只写一级科目。另外,也可将资产、负债、所有者权益、收入、费用按红、蓝不同颜色区分开。
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第一条为规范会计行为,加强会计管理和财务监督,提高会计信息质量,维护社会主义市场经济秩序,根据《山西省会计管理条例》第十五条的规定,制定本办法。第二条凡本省行政区域内的国家机关、社会团体、企业、事业单位和其他组织(以下统称各单位)办理会计事务,均须遵守本办法。按照国家规定建立会计帐簿的个体工商户办理会计事务,参照本办法执行。第三条省财政部门负责全省会计帐簿监管工作,各级财政部门负责本地区内的会计帐簿监管工作。各级工商、税务、审计部门依据各自职责,协助财政部门进行会计帐簿监管。第四条各单位必须使用监管会计帐簿,并向财政部门申请领取监管会计帐簿登记证。第五条监管会计帐簿的种类为总分类帐、银行存款日记帐、现金日记帐。监管会计帐簿的格式由省财政部门统一规定,扉页需加盖省财政部门监制的印章。第六条各单位办理监管会计帐簿登记手续,须提供企业的营业执照副本,行政、事业单位、社会团体的批准成立文件;经办人员会计证。第七条各单位发生的各项经济业务,必须使用监管的会计帐簿并实行统一的会计核算,不得帐外设帐。第八条经登记的监管帐簿,不得随意更换;如遇毁损、丢失等特殊情况,应持监管会计帐簿登记证和有关证明,向原登记部门申请办理补购手续。第九条各单位每年更换新帐时,应持监管会计帐簿登记证到原登记部门办理登记手续。第十条单位发生合并、分立、终止或变更名称时,应在30日内持有关证件到原登记部门办理变更或注销手续。第十一条单位因核算需要,须使用特殊帐簿时,需向省财政部门提出申请 ,经省财政部门同意并办理登记后方可使用。第十二条经财政部门审核批准采用电子计算机替代手工记帐的单位,应于每年一月和七月带打印完整的会计帐簿到帐簿登记部门办理登记手续。第十三条监管会计帐簿的印制实行公开招标,定点印刷。印刷单位须向省财政部门提出申请,并提供营业执照副本、税务登记证副本、样帐及报价,参加竞标。第十四条监管会计帐簿实行定点销售。销售单位须向县级以上财政部门提出申请,提供营业执照副本、税务登记证副本,并具有监管会计帐簿销售条件,经地市财政部门审查批准。第十五条定点印刷、销售监管会计帐簿的单位,不得委托或联合其他单位印刷、销售监管会计帐簿。第十六条印刷、销售监管会计帐簿的单位应接受财政部门的监督检查。第十七条印刷、销售单位停止监管会计帐簿印刷、销售业务的,应于停止之日前6个月内向原批准单位办理终止手续。第十八条违反本办法有关规定,使用未经财政部门监管帐簿的,按《山西省会计管理条例》有关规定处罚。第十九条擅自在本省行政区域内推销属于监管种类会计帐簿的,由财政部门责令停止销售并封存帐簿,就地销毁。第二十条本办法由省财政部门负责解释。第二十一条本办法自发布之日起施行。
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