电子会计档案

1、建立财务档案库房；2、参照国家财政部、国家档案局发布的《会计档案管理办法》及结合企业（部门）自身情况指定出有效的会计档案管理制度；3、明确会计档案包含内容，编制财务档案明细登记表；4、专人专管、进出（借、还）登记、按规定摆放或定期整理装箱；5、有条件的对能扫描的原件建立电子文档库（PDF格式），方便查阅、减少原件的借阅；6、由IT部门协助对电子文档库设置共享权限级别。一、新《会计档案管理办法》规定：第八条同时满足下列条件的,单位内部形成的属于归档范围的电子会计资料可仅以电子形式保存,形成电子会计档案:1、形成的电子会计资料来源真实有效,由计算机等电子设备形成和传输;2、使用的会计核算系统能够准确、完整、有效接收和读取电子会计资料,能够输出符合国家标准归档格式的会计凭证、会计账簿、财务会计报表等会计资料,设定了经办、审核、审批等必要的审签程序;3、使用的电子档案管理系统能够有效接收、管理、利用电子会计档案,符合电子档案的长期保管要求,并建立了电子会计档案与相关联的其他纸质会计档案的检索关系;4、采取有效措施,防止电子会计档案被篡改;5、建立电子会计档案备份制度,能够有效防范自然灾害、意外事故和人为破坏的影响;6、形成的电子会计资料不属于具有永久保存价值或者其他重要保存价值的会计档案。第九条满足本办法第八条规定条件,单位从外部接收的电子会计资料附有符合《中华人民共和国电子签名法》规定的电子签名的,可仅以电子形式归档保存,形成电子会计档案。二、新《管理办法》在会计档案的范围、保管、移交、销毁等方面对电子会计档案均进行了相应规定，主要包括：一是将电子会计档案纳入了会计档案的范围，规定会计档案包括通过计算机等电子设备形成、传输和存储的电子会计档案。二是规定满足一定条件时单位内部生成和外部接收的电子会计资料可仅以电子形式归档保存。三是要求电子会计档案移交时将电子会计档案及其元数据一并移交，且文件格式应当符合国家档案管理的有关规定；特殊格式的电子会计档案应当与其读取平台一并移交。四是要求电子会计档案的销毁由单位档案管理机构、会计管理机构和信息系统管理机构共同派员监销。

要想形成会计凭证的电子档案，那只能是把会计凭证一点点的输入到财务软件当中，这样的话就会形成电子档案。

档案是内部最为规范的知识，是存在的历史依据，做好档案管理工作是一个健康发展的需要，档案管理工作是管理工作的一部分，是提高工作质量和工作效率的基础条件，是维护历史真实面貌的一项重要工作，是衡量一个管理水平的重要尺度。会博通知识管理系统提供承载档案全生命周期管理的管理体系。档案的采集与形成：对于档案的信息化采集，支持多种采集渠道以及多种采集方法。可以按照内部管理的习惯以及需要，匹配采用符合自身需要的档案管理规范，对实体档案与电子档案进行统一管理。档案的信息化存储：对于来说，如何把档案进行有序化管理，是档案管理的重点，会博通综合档案管理能有效帮助，对档案进行分门别类的有序化管理。并且，系统提供例如封面、背脊、目录、备考表等表格打印，辅助档案人员轻松地完成对纸质档案的手工处理。档案的信息化利用：在如今信息化管理时代，档案并非单单把档案封存在档案室或系统中，而是利用档案借阅、归还与发放，搜索，提醒，历史版本，水印防扩散等功能，助力日后的生产经营管理提供重复利用、历史借鉴以及促进改善与创新的重要材料。

如果同时满足以下条件，单位内部形成的属于归档范围的电子会计资料可仅以电子形式保存，形成电子会计档案：1.电子会计数据的来源是真实有效的，由计算机和其他电子设备构成和传输；2.所使用的会计系统可以准确，完整，有效地接收和读取电子会计数据，并可以按照国家标准备案格式输出会计凭证，会计帐簿，财务会计报表和其他会计资料，并建立必要的批准程序如处理，审核和批准；3.电子记录管理系统可以有效地接收，管理和利用电子会计文件，满足电子记录的长期存储需求，并建立电子会计文件与其他相关纸质会计文件之间的检索关系；4.采取有效措施，防止电子会计档案被篡改；5.建立电子会计档案备份，可以有效防止自然灾害，事故和人为破坏的影响；6.形成的电子会计资料不属于具有永久保存价值或其他重要保存价值的会计档案。

用友电子会计档案支持全流程无纸化管理，可以实现电子会计档案自动分类归档，集成多硬件采集设备，保证会计资料完整性。同时，先进的多重技术保证了数据的可靠性防篡改，可以形成安全规范的电子会计档案调阅管理流程。