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第一条为了规范审计档案工作,保证审计档案的质量,发挥审计档案的作用,根据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国审计法》和《中华人民共和国国家审计基本准则》,制定本准则。第二条本准则所称审计档案,是指审计机关在项目审计或者专项审计调查活动中直接形成的,具有保存价值的以纸质、磁质、光盘和其他介质形式存在的历史记录。审计档案是国家档案的重要组成部分。第三条本准则所称审计档案工作,是指审计机关建立审计档案并进行收集、整理、保管、利用、编研、统计、鉴定和移交的活动。第四条审计档案工作实行统一领导、分级管理的原则。审计署主管全国的审计档案工作,同时接受国家档案行政管理部门的监督和指导;地方各级审计机关的审计档案工作,接受上一级审计机关和同级档案行政管理部门的监督和指导。第五条审计机关应当设立档案管理机构或者配备专职(兼职)档案工作人员负责本单位的审计档案工作。第六条审计机关档案管理机构和档案工作人员的职责是:(一)贯彻执行国家档案工作法律、法规,拟定审计档案工作规章制度;(二)对本机关各部门审计文件材料的立卷和归档工作进行监督和指导;(三)按照国家有关规定,做好审计档案的收集、整理、保管、利用、编研和统计工作;(四)定期对本机关库存审计档案进行鉴定,如期移交应由同级档案馆保管的审计档案;(五)监督和指导下级审计机关的审计档案工作;(六)开展审计档案工作的检查、总结、培训、研究等活动。第七条审计档案的建立实行审计组负责制。第八条应归入项目审计档案的文件材料是:(一)立项性文件材料,如审计通知书、审计实施方案;(二)证明性文件材料,如审计证据(含承诺书)、审计工作底稿;(三)结论性文件材料,如审计报告、审定审计报告的会议纪要、审计报告征求意见书、复核意见书、审计意见书、审计决定书、审计建议书、移送处理书、审计处罚决定书、审计听证告知书、审计文书送达回证;(四)其他备查文件材料。第九条审计文件材料按审计项目立案,一个审计项目可立一个卷或者若干卷,不得将几个审计项目合并立为一个卷。跨年度的审计项目,在项目审计终结的年度立卷。第十条审计案卷内文件材料按结论性文件材料、证明性文件材料、立项性文件材料、其他备查文件材料四个单元进行排列。结论性文件材料,应用逆审计程序并结合文件材料的重要程度进行排列。证明性文件材料,按与审计方案所列审计事项或者会计报表科目对应的顺序排列。立项性文件材料,按文件材料形成的时间顺序,并结合文件材料的重要程度进行排列。其他备查文件材料,按文件材料形成的时间顺序,并结合文件材料的重要程度进行排列。第十一条审计案卷内的每份或者每组文件之间的排列规则是:(一)正件在前,附件在后;(二)定稿在前,修改稿在后;(三)批复在前,请示在后;(四)批示在前,报告在后;(五)重要文件在前,次要文件在后;(六)汇总性文件在前,基础性文件在后。第十二条审计组确定的立卷责任人应当及时收集审计项目的文件材料;审计终结后,立卷责任人对审计项目形成的全部文件材料按立卷方法和规则进行归类整理,经审计组组长(或业务部门负责人)复查,并经档案管理机构或者档案工作人员检查后,依照有关规定进行编目和装订。第十三条审计复议案件的文件材料由复议机构按案件单独立案归档。为了便于查找和利用,档案管理机构应当将审计复议案件归档情况在被复议的审计项目案卷备考中加以说明。第十四条审计项目案卷的归档,应当以审计项目案卷为单位进行交接,归档时间不得迟于该审计项目结束后的次年4月底。第十五条审计机关应当根据审计项目案卷的保存价值确定保管期限。第十六条审计档案在划定保管期限的基础上,应当采用“年度-组织机构-保管期限-审计类别”的方法排列和编目。审计案卷排列方法应当统一,前后保持一致,不可任意变动。第十七条审计档案的密级及其保密期限,按卷内文件的最高密级及其保密期限确定,由档案工作人员按有关规定作出标识。
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会计档案是指会计凭证、会计账簿、财务会计报告等会计核算专业资料。它是记录和反映经济业务的重要史料和证据。
会计档案的内容一般指会计凭证、会计账簿、会计报表以及其他会 计核算资料等四个部分。
(1)会计凭证。会计凭证是记录经济业务,明确经济责任的书面证明。它包括自制原始凭证、外来原始凭证、原始凭证汇总表、记账凭证(收款凭证、付款凭证、转账凭证三种)、记账凭证汇总表、银行存款(借款)对账单、银行存款余额调节表等内容。
(2)会计账簿。会计账簿是由一定格式、相互联结的账页组成,以会计凭证为依据,全面、连续、系统地记录各项经济业务的簿籍。它包括按会计科目设置的总分类账、各类明细分类账、现金日记账、银行存款日记账以及辅助登记备查簿等。
(3)会计报表。会计报表是反映企业会计财务状况和经营成果的总结性书面文件,主要有主要财务指标快报,月、季度会计报表,年度会计报表,包括资产负债表、损益表、财务情况说明书等。
(4)其他会计核算资料。其他会计核算资料属于经济业务范畴,与会计核算、会计监督紧密相关的,由会计部门负责办理的有关数据资料。如:经济合同、财务数据统计资料、财务清查汇总资料、核定资金定额的数据资料、会计档案移交清册、会计档案保管清册、会计档案销毁清册等。实行会计电算化单位存贮在磁性介质上的会计数据、程序文件及其他会计核算资料均应视同会计档案一并管理。
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有人认为审计(AUDIT)是从会计中派生出来的,其本质还是与会计有 关。事实上,审计与会计是两种不同的但又有联系的社会活动。审计与会计的联系主要表现在:审计的主要对象是会计资料及其所反映的财政、财务收支活动。会计资料是审计的前提和基础。会计活动是经济管理活动的重要组成部分,会计活动本身就是审计监督的主要对象。我国古代的“听其会计”和西方国家的“听审”,都含有审查会计之意,检查会计资料只是审计的一种手段和方法。
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财务泛指财务活动和财务关系,是指企业再生产过程中的资金运动,它体现企业和各方面的关系. 财务是国民经济各部门、各单位在物质资料再生产过程中客观存在的资金运动及资金运动过程中所体现的经济关系。因大量发生在企业,故通常主要指企业财务。财务随着商品货币经济产生以后,在各个社会形态下都表现为资金运动。如进行商品生产,首先要筹集一定数量的货币资金,才能购买生产的三要素——劳动力、劳动资料和劳动对象。审计是由国家授权或接受委托的专职机构和人员,依照国家法规、审计准则和会计理论,运用专门的方法,对被审计单位的财政、财务收支、经营管理活动及相关资料的真实性、正确性、合规性、效益性进行审查和监督,评价经济责任,鉴证经济业务,用以维护财经法纪、改善经营管理、提高经济效益的一项独立性的经济监督活动。审计是一项具有独立性的经济监督活动,独立性是审计区别于其他经济监督的特征;审计的基本职能是监督,而且是经济监督,是以第三者身份所实施的监督。审计的主体是从事审计工作的专职机构或专职的人员,是独立的第三者,如国家审计机关、会计师事务所及其人员。审计的对象是被审计单位的财政、财务收支及其他经济活动,这就是说审计对象不仅包括会计信息及其所反映的财政、财务收支活动,还包括其他经济信息及其所反映的其他经济活动。审计的基本工作方式是审查和评价,也即是搜集证据,查明事实,对照标准,做出好坏优劣的判断。审计的主要目标,不仅要审查评价会计资料及其反映的财政、财务收支的真实性和合法性,而且还要审查评价有关经济活动的效益性。《中华人民共和国审计法实施条例》第2条对审计所下的定义是:"审计是审计机关依法独立检查被审计单位的会计凭证、会计账簿、会计报表以及其他与财政收支、财务收支有关的资料和资产,监督财政收支、财务收支真实、合法和效益的行为"。统计这个词包括三个含义:统计工作、统计资料和统计学。指对某一现象有关的数据的搜集、整理、计算和分析等的活动。
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