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企业财务档案真实地记录了企业在生产活动中的成本开支和销售收益,是企业生产过程活动的客观反映。企业财务档案管理工作作为企业生产的重要组成部分,是其有效开展各项生产活动的基础,对企业的生产起着举足轻重的作用。第一,对企业而言,在日常的社会活动中必然会形成各种形式的财务档案,包括日常的原料购入、产品利润和企业开支等。企业的财务档案管理人员,通过对这些信息的收集与整理,并在此基础上做出科学、合理的分析,将对企业进一步发展和改善提供有利的参考;企业在生产中要做出重大决策,就必须充分依靠企业财务档案所反映出的各种信息,保障企业向着正确方向发展。第二,企业财务档案是企业生产的重要财务凭证,在生产过程中时刻反应生产成本和销售的效益。虽然财务档案不能对企业直接产生经济效益。但企业财务档案能够以其内容及外形特征客观反映过去所发生的生产成本和利润的事实,作为证明产品产生效益和亏损的书面文件。第三,企业财务档案是企业生产的重要财务凭证,在生产过程中时刻反应生产成本和销售的效益。虽然财务档案不能对企业直接产生经济效益,但在关键时刻能够发挥重要的凭证价值。企业财务档案能够以其内容及外形特征客观反映过去所发生的生产成本和利润的事实,作为证明某项产品产生效益和亏损的书面文件。由上述分析可知,财务档案管理与企业的发展是关联的,是相互促进的,因此,企业财务档案管理在企业发展和市场经济的发展中起着不可替代的作用。从以上三条可以看出,企业财务档案管理的重要现实意义和深远的历史意义。
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会计档案管理办法:第五条会计档案是指会计凭证、会计账簿和财务报告等会计核算专业材料,是记录和反映单位经济业务的重要史料和证据。具体包括:(一)会计凭证类:原始凭证,记账凭证,汇总凭证,其他会计凭证。(二)会计账簿类:总账,明细账,日记账,固定资产卡片,辅助账簿,其他会计账簿。(三)财务报告类:月度、季度、年度财务报告,包括会计报表、附表、附注及文字说明,其他财务报告。(四)其他类:银行存款余额调节表,银行对账单,其他应当保存的会计核算专业资料,会计档案移交清册,会计档案保管清册,会计档案销毁清册。
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会计档案是指会计凭证、会计账簿和财务会计报告等会计核算专业资料,它是记录和反映单位经济业务的重要史料和证据。会计档案对于总结经济工作,指导生产经营管理和事业管理,查验经济财务问题,防止贪污舞弊,研究经济发展的方针、战略都具有重要作用。因此,各单位必须加强对会计档案资料的管理,确保会计档案资料的安全和完整,并充分加以利用。
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一.为什么要进行会计档案管理?其目的是什么? 会计档案是一种在会计核算活动中形成的具有一定保存价值的会计记录,各种会计记录都是经济活动的生动记录和客观写照。 对会计档案的重视程度如何,也反映了有关单位经济秩序是否正常和合法。会计档案在保证一个单位的正常工作秩序、生产秩序和科研秩序等方面,具有十分重要的利用价值。 会计凭证和账簿可以全面、连续、系统地记录各项经济业务的完整的业务轨迹,并由此分析其所产生的收益、在公司总体业务中的重要性等等,而完整的会计档案则使得会计凭证和账簿的连续性得到保证,使得公司决策层对公司历年战略、经营等的决策可以有效地回顾,总结经验教训,对现有的战略和具体的经营决策进行及时、适当地修正,避免“盲人过河”地盲目制订决策可能带来的重大损失。 因此:妥善、完整保管的会计档案还使得公司可以便捷、准确地查找以前各期发生的事项及其具体金额和业务细节,便于处理与相关业务单位可能产生的各种异议,做到“有凭有据”、“以事实为依托”,从而在问题的处理中处于主动、有利的地位。
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档案管理的根本目的在于档案利用
全面加强档案管理工作的根本目的在于充分发挥档案的作用,档案利用工作是档案自身价值得以实现的直接手段,做好档案的开发和利用是档案管理自身价值的重要体现,档案开发利用已经成为全社会重要的不可或缺的信息资源。
要加强档案的开发利用,实现信息资源的共享。就必须加强档案基础管理。
档案员除了在档案收集、整理、鉴定、保管等方面下功夫外,应着重做好档案的编目、检索、编研工作,编制较适用的检索工具,建立健全检索体系和档案文件汇编等参考资料,及时、系统、完整地提供、满足档案利用工作的需要。在此基础上加强对档案的保管工作,随时准备为利用者提供所急需的档案。重要、珍贵的档案要备有微缩或复制件,以代替档案原件提供利用。同时加强档案库房设施建设,减少外界条件对档案造成的损害。在管理好档案的基础上,档案管理工作也要适应社会需求的变化,寻求更为有效的服务新途径,以提高档案利用的质量和水平,把“死”档案变成“活”档案,更好地发挥档案的作用,在创造社会效益的同时,促进档案事业的发展。因此,只有全力做好档案管理工作,才能为社会的全面进步,经济又好又快地发展提供优质、高效的档案服务。
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会计档案是在会计工作中形成的,又是由于管理经济的需要而产生的,因此,会计档案在经济活动中具有重要作用。会计档案可以为制订经济计划、进行可行性研究、作出经济决策提供可靠的数据和可比性资料;会计档案以大量的原始数据,为各单位的财务工作和生产经营提供决策依据;会计档案对保护国家财产、监督执行国家财务制度、查处经济案件等有着重要的作用;会计档案还可以为研究经济发展提供研究史料。 会计档案是指机关、团体和企事业单位在经济管理和各项会计核算活动中直接形成了会计凭证、会计账簿和会计报表等材料。它是记录和反映经济业务活动、财务收支状况及其结果的重要史料和证据,是国家全部档案的重要组成部分。是会计工作与社会生产发展到一定阶段,由于管理经济的需要而产生的。有经济活动必然有会计核算,有会计活动必然会产生会计档案。会计档案主要来自于立档单位的财务会计部门或财务会计人员。 会计档案是指会计凭证、会计账簿、财务会计报告等会计核算专业资料。它是记录和反映经济业务的重要史料和证据。会计档案是国家档案的重要组成部分,也是各单位的重要档案,它是对一个单位经济活动的记录和反映。通过会计档案,可以了解每项经济业务的来龙去脉;可以检查一个单位是否遵守财经纪律,在会计资料中有无弄虚作假、违法乱纪等行为;会计档案还可以为国家、单位提供详尽的经济资料,为国家制定宏观经济政策及单位制定经营决策提供参考。
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会计档案的内容一般指会计凭证、会计账簿、会计报表以及其他会计核算资料等四个部分。(1)会计凭证。会计凭证是记录经济业务,明确经济责任的书面证明。它包括自制原始凭证、外来原始凭证、原始凭证汇总表、记账凭证(收款凭证、付款凭证、转账凭证三种)、记账凭证汇总表、银行存款(借款)对账单、银行存款余额调节表等。(2)会计账簿。会计账簿是由一定格式、相互联结的账页组成,以会计凭证为依据,全面、连续、系统地记录各项经济业务的簿籍。它包括按会计科目设置的总分类账、各类明细分类账、现金日记账、银行存款日记账以及辅助登记备查簿等。(3)会计报表。会计报表是反映企业会计财务状况和经营成果的总结性书面文件,主要有主要财务指标快报,月、季度会计报表,年度会计报表,包括资产负债表、损益表、财务情况说明书等。(4)其他会计核算资料。其他会计核算资料属于经济业务范畴,与会计核算、会计监督紧密相关的,由会计部门负责办理的有关数据资料。如:经济合同、财务数据统计资料、财务清查汇总资料、核定资金定额的数据资料、会计档案移交清册、会计档案保管清册、会计档案销毁清册等。实行会计电算化单位存贮在磁性介质上的会计数据、程序文件及其他会计核算资料均应视同会计档案一并管理
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