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财务所有的初始数据是期初余额数据。会计初始数据一般是会计软件换账套才用得到。新账套的初始余额就是老账套的期末余额。把老账套的期末余额录入新账套，就是初始数据录入，也叫数据初始化。会计数据是记录下来的会计业务，是产生会计信息的源泉。在会计工作中，从不同的来源和渠道取得的各种原始会计资料、原始凭证及记帐凭证等都称为会计数据。如某日仓库的进货量、金额，某日某产品的产量、费用等。
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每次进入“初始数据录入“窗口，系统都要检查科目、核算科目、货币等项目是否发生变动，如果有变动，系统会对初始数据重新进行处理。录入窗口中不同颜色表示不同的数据：白色表示可以直接录入的账务数据资料，它们是最明细级普通科目的账务数据；黄色表示非最明细科目的账务数据或是据有核算项目的会计科目，数据是系统根据最明细级科目的账务数据自动汇总计算出来的或是根据核算项目的数据自动计算出来的，绿色表示有关固定初始数据资料，业务数据涉及”固定资产“和”累计折旧“两个科目，其中数据由固定资产卡片数据处理产生；灰色表示所对应的科目不能使用该项数据，数据无法录入。”核算项目“列表显示”打钩“则表示该会计科目下设置有核算项目，双击该列的任何位置，都可进行核算项目的初始数据化工作。
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