中小企业会计电算化

二、小企业会计电算化中的问题分析（一）会计电算化工作法规重视程度不够。为了使会计电算化工作规范运作，财政部从1994年始至目前为止，相继颁布了《关于大力发展我国会计电算化事业的意见》、《会计电算化管理办法》、《商品化会计核算软件评审规则》、《会计核算软件基本功能规范》等规章。但不少已经实行会计电算化的单位，无论是单位的领导，还是单位财务部门的财会人员尚不知道上面这些专门针对会计电算化的规章。甚至有些地方并没有加强会计电算化的建设，会计电算化工作基本上是会计软件公司安装，帮助会计人员会操作就算了。各级领导对实施会计电算化的重要意义缺乏足够的认识，会计人员有抵触情绪，真正实现按照法规进行会计电算化工作还有一定难度。（二）数据保密性、安全性差。很多时候，财务上的数据，是企业的绝对秘密，在很大程度上关系着企业的生存与发展，但几乎所有的软件系统都在为完善会计功能和适应财务制度大伤脑筋，却没有几家软件公司认真研究过数据的保密问题。而有些软件所谓的加密，也无非是对软件本身的加密，防止盗版，不能真正起到数据的保密作用，安全性上更是难如人意，系统一旦瘫痪，或者受病毒侵袭，或者突然断电，很难恢复原来的数据。（三）软件开发难以满足新会计制度要求。计算机技术的迅猛发展给会计软件带来一个又一个的黄金时期。但是，“大多数软件开发商只注重会计软件、使用平台、开发工具、使用环境等计算机技术方面的提高，”而忽略会计功能的拓展。比如，对固定资产折旧方法的处理与选择、在存在大量外币业务的企业里，对外币汇率的选择，以及存货计价的选择，新会计制度规定，这些方法一旦选定，不能随意更改，如果要更改，必须上报上级主管部门批准，同时在会计报表附注中加以说明。而现行会计软件中未设置本年度内不允许改动的控制功能，这就使得一些用户随意修改原先所确定的方法，甚至有的用户伙同软件开发商一起进行反结账、反记账等违反会计制度的活动。（四）会计人员计算机业务素质偏低。目前，不少单位的电算化人员是由过去的会计、出纳等经过短期培训而来，他们在使用计算机处理业务的过程中往往很多是除了开机使用财务软件之外，对计算机的软硬件知识了解甚少，一旦计算机出现故障或与平常见到的界面不同时，就束手无策，即使厂家在安装会计软件时都作了系统的培训，但一些从未接触过计算机的会计人员入门还是很慢，而且在上机时经常出现误操作，一旦出错，可能就会使自己很长时间的工作成果付诸东流，使系统数据丢失，严重的导致系统崩溃。

会计工作是经济管理的重要组成部分，必须充分利用计算机技术和现代信息技术改进企业的会计核算、财务管理机制和手段，通过提供准确、可靠、及时、充分的财会信息以充分挖掘企业的内部资源、提高企业现代化管理水平。企业建立计算机会计信息系统的基本目的，一是提高企业会计核算的效率和质量，满足企业内外有关的管理部门对会计信息的需要；二是通过建立计算机会计信息系统提高企业的经济效益和社会效益。因此中小企业建立计算机会计信息系统的决策也主要围绕这两个方面来分析确定。企业的规模不同、行业不同、经营的内容中小型企业的实际情况，建立企业计算机会计信息系统通常有如下几种模式：一、购买商品化软件构建企业会计信息系统（一）大多数没有太多特殊业务处理要求的中小企业，通常从账务处理入手，以完成会计核算为初始目的，建立自己的计算机会计信息系统。这是因为财会软件中账务和报表系统的发展最为成熟，通用性也最好，目前在国内普遍开展的会计电算化初级培训也是以掌握这两个子系统的使用为基本目的，有较好的使用基础。由于财会软件种类较多、各种软件的功能构成也不完全相同，因此企业在选择软件时应考虑自己企业的特点。例如企业不大，但往来业务较多的单位，在选择账务系统时应重点选择往来处理功能较强，最好具有往来核销、账龄分析和超期报警等功能的账务系统软件。以便充分利用这些软件的往来管理功能，对企业的往来业务进行较为严格的管理，而不需要另外购买购、销、存系统以节约经费；固定资产不多，特别是固定资产的增减变化很少的企业，也可以在账务系统中进行处理，而不必单独购买固定资产管理系统；对于不需要单独设立人事部门的企业，可以选择具有简单人事管理功能的工资软件，以便解决人事信息的管理需要。大量已经使用计算机进行业务处理或公文处理的中小企业，建立这样的计算机会计信息系统所花费用不多，只要聘请有经验的技术人员，根据本企业会计处理的需要，完成全部初始设置（包括期末的自动结转、所有报表的结构等设置），并对现有人员进行必要的初级培训或使用兼职人员，即可进行规范的会计核算业务的处理，并得到合乎要求的会计报表，从而大大节约企业的工资支出。（二）中小企业中各种专业商店如各种零配件商店、服装专卖店等有明显的业务处理特点。这些企业的业务一般比较单纯、固定资产较少、账务处理也比较简单。这些企业的最大困难往往是对品种繁多的库存商品进行严格而灵活的管理，以减少库存，提高企业经济效益。对于这类企业不应强求一开始就建立完整的会计信息系统。建立计算机会计系统的重点应放在建立一个较理想的进、销、存管理系统。条件较差的企业可以首先建立库存商品管理系统，用计算机处理库存商品明细账，以减少会计人员的手工劳动并完善企业的库存管理。有条件的企业可以建立一个包括商业收款机和微机的POS（销售点实时管理）系统，用以进行包括经营销售、存货盘点、采购定货的管理和财务分析工作。POS系统的工作可以分成前台和后台，也就是将收款机和微机联网，前台收款机收集销售信息，后台微机进行数据存储、处理和分析工作。这样的系统可以及时提供商品销售情况、销售人员工作业绩、库存商品资料和相应的统计分析信息，从而为企业管理人员确定合理库存、进货数量。工作人员奖励提供依据。目前已有不少软件公司推出这类商品软件，从而为企业建立计算机系统提供了方便条件。这样的系统使用初期可以单独使用，账务处理可以由手工进行或由计算机系统另外进行。进一步的发展是与账务系统联网，从而形成完整的企业管理信息系统。对于商业连锁店，只要增加必要的远程通讯功能（使用WIMDOS中提供的拨号上网功能即可实现简单的远程通讯），即可方便地形成连锁店的计算机配送货信息系统。这种模式是这类企业建立计算机会计信息系统的一种较为现实和理想的模式。需要特别注意的是：财会软件并不是版本越高软件功能就一定越好，更不能认为版本越高、功能越全，就越能适合你的需要。企业在选购软件时应对软件的功能进行详细考察，必要时可通过试用对软件进行更充分的考察。应该指出的是，一个适用的管理型软件不一定就是一个基于大型数据库或价格昂贵的大型软件。确实有～些基本满足企业财务管理需要、基本具备事中控制、管理，有事后核算和分析功能的小型管理软件在销售。它们的价格在几千（单机版）到数万元（网络版），其中有些软件甚至是基于DOS操作系统的软件。有条件的中小企业可以考虑选择这些软件或其中的部分子系统来建立企业的计算机会计信息系统，以解决企业财务管理的需要。二、在线租用的ASP方式ASP是指应用服务提供商，它是一种基于Internet的电子商务模式。由于 ASP将应用程序及相关服务打包，通过网络交付，不仅降低了用户的成本这种在线租用的ASP方式可以大大减少用户建立计算机会计信息系统的初始成本和系统建设的风险，减少用户对硬、软件维护的工作量和维护难度。可通过网络获得技术支持，并及时、方便地对软件进行升级。这种方式特别适用于那些目前规模不大，但很有发展远景的中小企业。对这些企业来说只要具有规范的会计基础工作和一定素质的会计人员，使用少量的租金就可以建立起自己完善的会计、企业管理信息系统，既可以缓解目前的资金紧张，又可以获得计算机系统对管理的强大支持。应该说这种方式对某些企业是一种理想的首选方式。当然，上述方式目前还存在一些问题，主要表现在：在互联网上处理企业的经济业务是否具有足够的安全性；软件的租赁费用和上网费用是否能够被企业接受；网络的响应速度是否满足业务处理的需要，其中安全性是关键问题。随着网络技术和现代信息技术的发展，这些问题将得到改善。因此这种模式对于开始起步的中小企业将会有很大的吸引力。三、开展计算机会计代理记账业务以小型商业和服务业为代表的小型企业。业务比较简单，经济、技术实力较弱，人员素质较低，这些企业一般难以维持一个自己的计算机系统。这些企业减少人力资源的开支，提高人均效益应是争取的目标。对于这类企业发展商业连锁经营，建立配送中心集中管理。联合多个企业的力量，在降低成本的同时使用先进技术将企业管理推向现代化应是一种可选的发展模式。暂时无法改变现状的小型企业，也可以请经过批准、有能力开展计算机会计代理记账业务的企业代为处理会计业务。这样不仅可以节约人力、物力，还可以利用代理记账单位的设备和技术力量进行必要的财务分析，为提高企业的经济效益提供相应的管理信息。