会计财务档案室简介

1．计财处工作业务范围内所有会计档案分类、保管及归档工作。2．按规定存放档案，确保会计档案的安全和完整。3．分类整理立卷归档，保管两年后移交学院档案室管理。4． 会计档案不得外借，遇有特殊需要，经财务处长批准后可以提供查阅，经主管院长批准后可以提供复印原件。档案查询必须进行详细记录登记，查阅人必须签名。5．负责对保管期满的会计档案编制销毁清册，会同其他监督部门对已批准可销毁会计档案的销毁过程进行全程监督

财务档案是机关, 团体, 企事业单位和其他组织在财务活动中自然形成 的, 并按照法律规定保存备查的财务信息载体( 包括财务凭证, 财务账簿, 财 务财务报告 和其他会 计资料) , 是记录和 反映经济 业务的 重要史料 和证据,是检查遵守财 经纪律情 况的书 面证明, 也是总 结经营 管理经验 的重要参 考 资料. 财务法》 《 规定, 各单位对财务凭证, 财务账簿, 财务财务报告和其他会 计资料应当建立档案, 妥善保管.在设计财务制度总则时, 应根据 《财务法》 和 《会 计档 案管理 办法》 明确 规定 本单 位 财务 档案 管理 的要 求 及整 理, , 保 管, 利用, 销毁办法.一,财务 档案管理 设计的原则 ( 一 ) 统一管 理, 工负责的原 则 分统一管理是指财务档案由档案, 财政部门统一管理. 财务档案既是本单 位全部档案 的一部分, 又是 国家全 部档案的 重要组 成部分, 因此, 财务档 案 应由各级档 案部门实 行统筹 规划, 统一制度, 进行 监督和 指导; 同时财务 档 案政策性, 专业性 强, 分 布面广, 作为 财务工作 法定管 理部门的 财政部门 对 财务档案又负有业务指导, 检查和监督的责任. 分工负责是指各单位每年形 成的财务档案, 应由本单位财务财务部门负责整理, 立卷, 装订成册, 按期移 交档案部门, 由档案部门管理.财会部门与档案部门分工合作, 共同做好档 案管理工作.( 二 ) 齐全完 整的原则财务档案要全部归档.财会部门或经办人员必须按期将应归档的财务 档案, 全部移交给档案部门, 保证档案的齐全完整.不得以方便工作为借口 而自行封包 保存, 档案部门 也不能 以库房紧 张, 备不足 为由而拒 绝保管. 装 如果财务档案残缺不全, 将会大大降低财务档案的保存和利用价值.( 三 ) 简便易 行的原则财务档 案的工作 制度, 管理办 法等应当 力求简 便易行, 通俗易 懂, 作 操 简单, 利用方便, 以便提高工作效率, 充分发挥财务档案的作用.( 四 ) 依法管 理的原则财务档案涉及面广, 政策性强, 使用价值大, 因此, 必须加强财务档案管 理的法制建设, 依法管理财务档案. 单位应根据法律, 法规规定, 建立健全会 计档案的 立卷, 归档, 调阅, 保存和 销毁等管 理制度, 切实 把财务档 案管好, 用好.二,财务 档案整理 的设计财务档案整理是指将财务档案分门别类, 按序存放的工作. 整理工作是财务档案管理的重要内容, 是保存, 利用财务档案的前提. 财务档案整理包括财务凭证的整理, 财务账簿的整理, 财务财务报告的 整理和其他财务资料的整理. 定期或每个月份终了, 应将所有应归档的财务 凭证收集齐全, 并根据记账凭证分类整理其附件, 剔除不属于财务档案范围 和没有必要归档的资料, 补充遗漏的必不可少的核算资料, 按适当厚度分成 若干本, 填制凭证封面, 统一编号, 装订成册, 并由专人负责保管; 年度终了, 各种账簿( 包括仓库的材料, 产成品或商品的明细分类账) 在结转下年, 建立 新账后, 一般都要把旧账送交总账财务集中统一整理, 活页账还要按页码顺 序排好加封 面后装订 成本; 财务财务 报告一 般在年度 终了后, 由专 人( 一 般 是主管报表的人员或财务机构负责人) 统一收集, 将全年财务财务报告按时 间顺序整理 装订成册, 经会 计机构 负责人审 核, 章后立 卷归档; 其他会 计 盖 资料, 包括年( 季) 度成本, 利润计划, 月度财务收支计划, 经济活动分析报告 都应视同正式财务档案进行收集整理, 但这部分资料不全部移交档案部门, 有的在一个相当长的时期内, 仍由财会部门保存, 因此, 应逐件进行筛选, 鉴 别, 将 需移交档案 部门保存 的, 另行组卷 装订并移 交, 其余的则 由财会部 门保存, 以便随时利用.财务档案的整理要规范化.封面, 袋要按统一的尺寸, 盒, 规格制作, 卷 脊, 封面的内容要按统一的项目印制, 填写.做到收集按范围, 装订按标准, 整理按规范.三,财务 档案的分 类和编号设 计 ( 一 ) 财务档 案的分类设 计财务档案的分类, 要遵循财务档案的形成规律和本身固有的特点, 从本 单位财务档案的实际出发, 可选择以下分类方法: 1. 年度—形成分类法. 即把一个年度形成的财务档案分为凭证, 账簿, 财务财务报告三大类, 然后分别组成若干保管单元( 卷) . 这一方法适用于一 般的企业事业单位. 2. 年度—机 构分 类法.即 先把一 个年 度内 形成的 财务 档案按 机构 分 开, 然后在机构内再按凭证, 账簿, 财务财务报告分别组成保管单元. 这种方 法, 一般适用于各级财政, 税务, 建设银行等部门和所属单位多的大型企业.( 二 ) 财务档 案的编号设 计为了实现财务档案管理规范化, 有利于电算化处理, 根据财务档案排列 " 年" 所属年度) , 类" 种类) , 限" 保管期 限) 三 要素的 多种组合 方式以选用以下两种排列编号方法: 1. 一般的企业, 单位可采用 "年, 类 " 限, 的排列 编号方法.即以每 一年 度的财务档案为一单元, 将每个案卷按不同保管期限, 从永久到最短的期限 依次排列, 然后将同一保管期限的案卷分类排列, 最后以第一卷 "永久" 卷为 1 号, 按顺序编制目录号, 这些号码也作为案卷号. 2. 对于由于种种原因财务档案仍由财 会部门保管的单 位, 可将当 年的 "永久" 卷集 中按时间 先过去, 后现 在顺序排 列, 用 大流水 方法编号, 即首 卷 为 "1" 以后各卷按顺序编下去. 号, 其余定期保管案卷, 仍以每一年度为一单 元, 按上述 "年, 类" 限, 方式排列编号.四,财务 档案保管 , 利用 和销毁的 设计 ( 一 ) 财务档 案的保管财务档案的保管要严格执行安全和保密制度. 做到财务档案完好无缺, 不丢失, 不破损, 不霉烂, 不被虫蛀; 财务档案的信息不超过规定的传递的范 围.各单位每年形成的财务档案, 在财务财务部门整理立卷或装订成册后, 如果是当年的财务档案, 在财务年度终了后, 可暂由本单位财务财务部门保 管一年, 期满后, 原则上应由财务财务部门编造清册移交本单位的档案部门 保管. 各类财务档案的保管期限, 根据其特点, 可分为永久和定期两类.一般 年度决算财务财务报告和财务档案保管, 销毁清册需永久保存, 其他财务资 料作定期保存, 定期保存期限分为 3 年, 年, 年, 年, 年 5 种.各种 5 10 15 25 财务档案的保管期限, 从财务年度终了后的第一天算起. 各类财务档案所适 用的保管期限为最低保管期限, 各单位不得擅自变更.( 二 ) 财务档 案的利用保存会 计档案的 最终目 的, 是 为了利用 财务档 案, 因 此, 必 须重视和 加 强财务档案的利用工作. 各单位保存的财务档案不得借出. 如有特殊需要, 经本 单位负 责人 批准, 可 以在 指定 地点 提 供查 阅或 者复 制, 并 履行 登记 手 续, 归还时要清点.查阅或复制财务档案的人员, 不得在财务档案上做任何 记录, 划和涂改, 更不能拆封或抽撤单据. 勾,( 三 ) 财务档 案的销毁财务档案 保管期满 需要销 毁时, 应由单位 档案部 门会同财 会部门提 出销毁意见, 共同鉴 定, 严 格审查, 按 《财务档 案管理 办法》 规定的 报批程序 审 批.经批准销毁的财务档案, 应按规定监销, 各单位在按规定销毁财务档案 时, 应 由档案部门 和财务会 计部门 派人监销; 国家 机关销 毁财务档 案时, 应 由同级财政 部门, 审计部门 派人监 销; 财 政部门销 毁财务 档案时, 应当由 同 级审计部门派人监销. 监销人员要认真负责, 在销毁财务档案以前要认真清 点核对, 销毁时 要防止泄 密, 丢失, 销毁后, 档案部 门, 财会部门 和各有关 部 门的监销人员要在财务档案目录封面上签字盖章, 归档保存, 并将监销情况 书面报告本单位负责人. 【思考与练习】 1. 财务制度总则一般应包括哪些内容 2. 设计单位内部财务制度的依据有哪些 3. 什么是财务组织机构 设计单位财务组织机构应遵循哪些原则 4. 财务机构内部应如何分工 各岗位的职责有哪些 5. 在财务制度总则中应包括哪些财务核算规则 6. 财务档案管理有哪些原则 如何整理, 保管, 利用, 销毁财务档案

1会计凭证，包括原始凭证，记账凭证；2.会计账簿类，包括总账、明细账、日记账、固定资产卡片及其他辅助性账簿；3.财务会计报告类，包括月度、季度、半年度财务会计报告和年度财务会计报告；4，其他会计资料，包括银行存款余额调节表、银行对账单、纳税申报表、会计档案移交清册、会计档案保管清册、会计档案鉴定意见书及其他具有保存价值的会计资料。

会计档案是指单位在进行会计核算等过程中接收或形成的，记录和反映单位经济业务事项的，具有保存价值的文字、图表等各种形式的会计资料，会计档案的内容一般指会计凭证、会计账簿、会计报表以及其他会计核算资料等四个部分。各单位的预算、计划、制度等文件材料属于文书档案，不属于会计档案。

1.会计凭证类：原始凭证，记账凭证，汇总凭证，其他会计凭证。2.会计账簿类：总账，明细账，日记账，固定资产卡片账，辅助账簿，其他会计账簿。3.财务报告类：月度、季度、半年度、年度财务报告，包括会计报表、附表、附注及文字说明，其他财务报告。4.其他会计资料类：银行存款余额调节表，银行对账单，其他应当保存的会计核算专业资料，会计档案移交清册，会计档案保管清册，会计档案销毁清册。

档案管理的工作内容是什么档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和提供利用的活动。包括：档案收集、档案整理、档案价值鉴定、档案保管、档案编目和档案检索、档案统计、档案编辑和研究(见档案文献编纂)、档案提供利用。这8项工作的划分只是相对稳定而不是绝对的，也有分为 6个环节的，也有分为基础工作和利用工作两大部分的。由于现代档案管理工作已成为复杂的系统，故也有按多层次进行划分的方法。其第一层次分档案实体管理和档案信息开发两个子系统，各子系统又下分若干层次小系统。档案实体管理分收集、整理、鉴定、保管、统计等工作环节；档案信息开发又分信息加工和信息输出两部分，信息加工由编制目录、编辑文献汇编和编写参考资料构成，信息输出由提供阅览、复制、咨询、函调、外借以及出版、展览等多项服务活动构成。

1、会计凭证类：原始凭证，记账凭证，汇总凭证，其他会计凭证。

2、会计账簿类：总账，明细账，日记账，固定资产卡片账，辅助账簿，其他会计账簿。

3、财务报告类：月度、季度、半年度、年度财务报告，包括会计报表、附表、附注及文字说明，其他财务报告。

4、其他会计资料类：银行存款余额调节表，银行对账单，其他应当保存的会计核算专业资料，会计档案移交清册，会计档案保管清册，会计档案销毁清册。

1、【会计档案】是指会计凭证，会计账簿和财务报告等会计核算专业资料，是记录和反映企事业单位经济业务发生情况的重要史料和证据，属于单位的重要经济档案，是检查企事业单位过去经济活动的重要依据，也是国家档案的重要组成部分。

2、会计档案是会计活动的产物，是记录和反映经济活动的重要史料和证据，其重要作用表现在以下方面:

（1）会计档案室总结经验、揭露责任事故、打击经济领域犯罪、分析和判断事故原因的重要依据。

（2）利用会计档案提供的过去经济活动的史料，有助于各单位进行经济前景的预测进行经营决策，编制财务，成本计划。

（3）利用会计档案资料，可以为解决经济纠纷，处理遗留的经济事务提供依据。